Politique de confidentialité

VinylArt Co est exploité par VinylArt Co LTD, une société immatriculée en Angleterre et au pays de Galles (n° de société 10877872, n° de TVA 359629450), dont le siège social est situé à Unit 2, 26 Hadfield Road, Cardiff, CF11 8AQ, United Kingdom. Nous sommes le « responsable du traitement » de vos données personnelles : nous décidons de leur utilisation et en sommes responsables.

• Questions et demandes concernant la confidentialité : privacy@vinylart.co
• Numéro d’enregistrement auprès de l’ICO : ZB005032

Nous n’avons pas de délégué à la protection des données (nous n’y sommes pas tenus), mais l’adresse e-mail ci-dessus vous permet de joindre les personnes qui dirigent l’entreprise.

• Nous recueillons ce dont nous avons besoin pour fabriquer et livrer votre disque : votre compte, votre commande, ainsi que la musique, les visuels et les textes que vous y ajoutez.
• Nous ne voyons ni ne conservons jamais votre numéro de carte : Stripe traite le paiement.
• Nous utilisons l’IA d’Anthropic et de Google, ainsi qu’OpenRouter et OpenAI pour quelques tâches ponctuelles. Ce que vous saisissez, dites ou importez dans ces outils leur est transmis pour obtenir une réponse.
• Les fichiers dans « Mes fichiers » (votre compte) sont conservés jusqu’à ce que vous les supprimiez ou que votre compte soit fermé. Si vous commandez sans compte, les fichiers audio que vous importez sont supprimés 30 jours après la finalisation de l’audio de votre disque. Les photos et les visuels restent associés à votre commande pour nous permettre de réimprimer ou de remplacer votre disque. Les historiques de conversation avec Vinnie sont supprimés après 30 jours.
• Nous ne vendons pas vos données et aucun tiers n’effectue de suivi sur notre site. Nous mesurons nous-mêmes l’utilisation du site, sur nos propres serveurs. Cela comprend un enregistrement de chaque visite, dans lequel tout ce que vous saisissez est masqué. Nous utilisons ces enregistrements uniquement pour résoudre des problèmes techniques et améliorer la rapidité du site. Vous pouvez tout désactiver en un clic dans Mesure sur ce site (fin de la section 3). Nous n’envoyons d’e-mails marketing que si vous le demandez.
• Vous pouvez demander une copie de vos données ou leur suppression à tout moment.

La législation sur la protection des données exige une justification juridique (« base légale ») pour chaque utilisation. Nous nous appuyons sur les bases suivantes : le contrat (ces données sont nécessaires pour faire ce que vous avez demandé), l’obligation légale (la loi nous impose de les conserver), les intérêts légitimes (un besoin raisonnable de l’entreprise qui ne prévaut pas sur vos droits — vous pouvez vous y opposer) et le consentement (vous avez donné votre accord et pouvez changer d’avis).

Votre compte

• Données : nom, adresse e-mail, mot de passe (conservé uniquement sous la forme d’une empreinte irréversible, ou « hachage » — nous ne pouvons pas le lire) et, si vous le souhaitez, numéro de portable. Vos préférences de pays, de devise et de langue. Le solde et l’historique de votre crédit boutique. Vos adresses de livraison enregistrées.
• Finalité : vous permettre de vous connecter, d’enregistrer des créations, de passer commande et de consulter vos commandes.
• Base légale : contrat.

Connexion par SMS

• Données : si un numéro de portable est associé à votre compte — y compris un numéro fourni pour la livraison d’une commande antérieure — vous pouvez vous connecter avec un code à 6 chiffres que nous envoyons par SMS à ce numéro. Nous conservons le code uniquement sous une forme brouillée. Il est valable 5 minutes et nous conservons son heure d’envoi.
• Expéditeur : notre propre système d’atelier, via Twilio (voir section 4).
• Base légale : contrat (sécurité de votre compte).

Votre commande

• Données : votre nom, votre adresse de livraison (également utilisée comme adresse de facturation), votre e-mail, votre numéro de téléphone si vous le fournissez, le contenu de votre commande (produit, options, aperçu de la création, liste des morceaux), le prix, toute réduction ou carte cadeau, ainsi qu’une référence de paiement Stripe. Les données fiscales (TVA) relatives à la vente.
• Finalité : fabriquer votre disque, encaisser le paiement, l’expédier, traiter les problèmes ou les retours et tenir la comptabilité.
• Base légale : contrat ; et obligation légale pour les données fiscales.
• Ces données sont-elles obligatoires ? Nous avons besoin de votre nom, de votre e-mail et de votre adresse de livraison pour accepter une commande : sans ces informations, nous ne pouvons pas fabriquer ni envoyer votre disque. Votre numéro de téléphone est facultatif (les transporteurs l’utilisent en cas de problème de livraison).

Paiement

• Les données de carte sont saisies dans un formulaire sécurisé fourni par Stripe et lui sont transmises directement. Elles ne passent jamais par nos serveurs. Nous recevons uniquement une référence de paiement, le montant et l’e-mail associé à votre compte. Si vous rechargez votre crédit boutique, Stripe conserve également un profil client avec votre nom et votre e-mail pour pouvoir associer les recharges à votre compte.
• Contrôles antifraude : Stripe vérifie automatiquement les paiements pour détecter les fraudes et peut en refuser un sans examen humain. Si cela vous arrive, écrivez-nous : une personne examinera la situation, vous pourrez vous expliquer et contester la décision.
• Base légale : contrat ; intérêts légitimes (prévention de la fraude).

La musique, les visuels et les textes de votre disque

• Données : les fichiers audio que vous importez, les morceaux que vous choisissez dans notre recherche musicale, les images et photos que vous importez, les textes que vous ajoutez (noms, dates, dédicaces) et les images que vous créez avec nos outils de création de visuels par IA.
• Finalité : créer votre disque, réaliser son mastering et le graver.
• Base légale : contrat.
• N’importez des photos et des enregistrements d’autres personnes qu’avec leur autorisation. Si une photo montre le visage d’une personne, nous la traitons avec précaution, mais nous ne l’utilisons pas pour identifier qui que ce soit.

Vinnie (notre assistant) — texte et voix

• Données : ce que vous écrivez ou dites à Vinnie et ses réponses. Si vous êtes connecté, Vinnie connaît aussi votre prénom et votre pays et — uniquement si vous posez une question sur une commande — le numéro, l’état, les dates et le lien de suivi de cette commande, ainsi que la ville et le pays de destination (mais pas votre adresse postale, votre e-mail ni votre téléphone).
• Voix : lorsque vous appuyez sur le microphone, l’enregistrement est envoyé à Google (ou à OpenAI en solution de secours) pour être transcrit en texte. La reconnaissance vocale de votre navigateur affiche également des sous-titres en direct pendant que vous parlez ; dans Chrome, elle est fournie par Google. Nous ne conservons pas l’audio, uniquement le texte obtenu.
• Finalité : répondre à vos questions et vous aider à créer et à commander.
• Historiques : nous conservons un historique des conversations avec Vinnie pendant 30 jours pour corriger les problèmes et améliorer les réponses, puis il est supprimé automatiquement.
• Base légale : contrat lorsque vous utilisez Vinnie pour créer ou commander ; intérêts légitimes pour l’historique de 30 jours.
• Les autres personnes dans vos fichiers importés : les photos, voix et noms d’autres personnes (une chanson de mariage, un message d’un grand-parent) sont traités sur la base de notre intérêt légitime à fabriquer le disque que vous avez demandé. Vous confirmez lors du paiement avoir leur autorisation, et nous n’utilisons leurs données à aucune autre fin.
• Vinnie est une IA. Il peut se tromper. Il ne prend aucune décision à votre sujet produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires : il ne peut pas, par exemple, refuser votre commande ou modifier un prix.
• Fournisseurs d’IA : Anthropic, Google, OpenRouter et OpenAI traitent ce que nous leur envoyons uniquement pour nous fournir une réponse. Nos accords avec eux leur interdisent de l’utiliser pour entraîner leurs modèles d’IA.

Vos retours

• Données : après la livraison, Vinnie peut vous demander ce que vous pensez de votre disque. Tout ce que vous choisissez de nous communiquer (une note et un commentaire) est enregistré avec votre compte.
• Finalité : améliorer notre travail. Nous ne publions pas ces retours. Base légale : intérêts légitimes.

Avis et présentation de votre disque

• Si vous laissez un avis sur Trustpilot, Trustpilot est responsable de cet avis. Nous pouvons afficher votre avis (votre nom public, votre photo si vous en avez ajouté une, votre note, la date et le texte) sur notre site.
• Nous aimons montrer les disques que nous fabriquons. Nous ne présentons une photo, un rendu 3D ou un visuel de votre disque sur notre site ou nos réseaux sociaux que si vous avez coché la case nous y autorisant. Vous pouvez changer d’avis à tout moment et nous le retirerons.
• Base légale : consentement (présentation de votre disque) ; intérêts légitimes (affichage d’avis publics).

Votre visite sur le site

• Données : votre adresse IP (le numéro qui identifie votre connexion internet), le type de navigateur et les pages demandées.
• Finalité : afficher les prix dans votre devise et les options de livraison pour votre pays (nous déterminons votre pays à partir de votre adresse IP sur notre propre serveur, à l’aide des données de pays d’IPinfo — nous ne l’envoyons nulle part et n’associons pas le résultat à votre identité), assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site et prévenir les abus.
• Base légale : intérêts légitimes.
• Nous n’utilisons pas Google Analytics, de pixels publicitaires ni d’outils de suivi ou de profilage tiers.

Comment nous mesurons le site (nous-mêmes, sans tiers)

• Données : un numéro de visiteur et un numéro de visite aléatoires (deux cookies, ci-dessous), les pages consultées, l’origine de votre visite (une recherche, une de nos publicités et son identifiant de clic, un lien), votre pays, votre région et votre localité approximative (déterminés à partir de votre adresse IP sur notre serveur, à l’aide des données de localisation de DB-IP ; l’adresse IP elle-même n’est pas conservée), votre type d’appareil et de navigateur, la vitesse de chargement des pages, les erreurs rencontrées par le site et les étapes suivies dans l’outil de création et lors du paiement — par exemple l’ouverture de l’outil de création, l’ajout d’un disque au panier, le début du paiement ou le paiement effectué — ainsi que la commande issue d’une visite.
• Jamais : votre nom, votre e-mail, votre adresse ou votre numéro de téléphone, vos photos ou vos fichiers audio. Pour les champs que vous remplissez, nous notons uniquement si chacun a été rempli, jamais ce que vous avez saisi.
• Enregistrements de visite : à chaque visite, nous enregistrons aussi la manière dont les pages ont été utilisées : contenu affiché à l’écran, clics, défilement et mouvements de souris. Nous utilisons ces enregistrements uniquement pour résoudre des problèmes techniques et améliorer la rapidité du site : un bouton qui ne répond pas, une page qui fonctionne mal ou se charge lentement, une étape où un problème survient. Ils ne sont jamais transmis à une entreprise publicitaire, jamais utilisés pour cibler des publicités ni pour établir votre profil. Tout ce qui est saisi sur le site est masqué dans l’enregistrement, tout comme les textes des pages de paiement, de votre compte et des conversations avec Vinnie. Les données de carte sont saisies dans le formulaire sécurisé de notre prestataire de paiement, qui n’est jamais enregistré. Les photos et fichiers audio que vous importez, ainsi que l’aperçu de l’outil de création, ne sont pas enregistrés non plus. Les enregistrements de visite sont conservés jusqu’à 90 jours, puis supprimés.
• Finalité : repérer et corriger ce qui fonctionne mal ou lentement, comprendre quelles pages et étapes de l’outil de création fonctionnent et savoir lesquelles de nos publicités génèrent des ventes.
• Qui y accède : uniquement nous. Ces données sont enregistrées sur notre propre serveur et lues par notre propre système marketing ; aucune autre entreprise ne les reçoit.
• Durée : 90 jours pour les événements individuels, 25 mois pour un résumé d’une ligne de chaque visite (afin de comparer un Noël au suivant), puis uniquement des totaux.
• Désactivation : utilisez « Désactiver la mesure » dans Mesure sur ce site, juste après cette section. Dès lors, plus rien n’est déposé, envoyé ou enregistré pour ce navigateur (nous mémorisons ce choix avec un cookie).
• Base légale : intérêts légitimes (fonctionnement et amélioration de la boutique). Vous pouvez vous y opposer à tout moment via ce lien ou en nous écrivant.

Rappels de panier

• Données : si vous commencez le paiement, nous fournissez votre e-mail puis quittez le site sans commander, nous pouvons vous envoyer jusqu’à trois courts e-mails concernant ce panier (environ une heure, un jour et trois jours plus tard), avec un bouton pour y revenir.
• Ils cessent dès que vous commandez, et chacun contient un lien de désinscription qui les arrête définitivement. Ils concernent uniquement votre panier, jamais des offres ou d’autres produits.
• Nous conservons une trace des rappels envoyés et du fait que le panier a ensuite été commandé ou non, pour ne jamais envoyer deux fois le même rappel et savoir s’ils sont utiles.
• Base légale : intérêts légitimes ; vous nous avez fourni votre e-mail dans le cadre d’un achat auprès de nous.

Lorsque vous nous contactez

• Données : tout ce que vous nous envoyez par e-mail ou par message, y compris des photos d’un disque endommagé.
• Finalité / base légale : vous aider — contrat, ou intérêts légitimes si votre demande ne concerne pas une commande.

Marketing

• Nous n’envoyons d’e-mails marketing qu’avec votre accord, et chacun contient un lien de désinscription. Les e-mails liés au compte et aux commandes (comme « votre disque a été expédié ») ne sont pas des messages marketing et vous les recevrez dans tous les cas. Base légale : consentement.

Données provenant d’autres sources

• Trustpilot : si vous y laissez un avis sur nous, nous recueillons auprès de Trustpilot votre nom public, votre photo de profil, votre note, la date et le texte de votre avis. Nous pouvons associer cet avis à votre commande pour montrer le disque dont vous parlez.
• Stripe et transporteurs : confirmation de la réussite ou non de votre paiement et mises à jour du suivi de votre colis.
• Notre ancien site : voir section 10.

Enfants

• Vous devez avoir au moins 18 ans pour passer commande (voir nos conditions générales). Notre site ne s’adresse pas aux enfants et nous ne recueillons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 13 ans.

Nos intérêts légitimes, en résumé

Lorsque nous nous appuyons sur des intérêts légitimes, il s’agit des suivants : assurer la sécurité du site et prévenir la fraude et les abus ; corriger les problèmes et améliorer Vinnie (historiques de 30 jours) ; afficher les prix et les options de livraison pour votre pays ; comprendre les retours sur nos disques ; afficher des avis publics ; et défendre nos droits en justice.

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous les partageons uniquement avec les entreprises qui nous aident à faire fonctionner VinylArt Co, dans le cadre de contrats leur imposant de les protéger et de les utiliser uniquement pour notre compte, ou lorsque la loi l’exige.

Si nous vendons ou restructurons un jour l’entreprise, vos données seront transférées au nouveau propriétaire dans le cadre de cette même politique.

Nos serveurs se trouvent en Allemagne. Le Royaume-Uni reconnaît que l’UE offre une protection adéquate, et l’UE reconnaît celle du Royaume-Uni : les données circulent donc entre eux sans formalités supplémentaires.

Certains des services cités à la section 4 se trouvent aux États-Unis :

• Google, Stripe et Twilio sont certifiés dans le cadre de l’extension britannique au cadre de protection des données UE–États-Unis, que le gouvernement britannique a reconnu comme offrant une protection adéquate.
• Anthropic, OpenAI et OpenRouter sont encadrés par des contrats utilisant l’avenant relatif aux transferts internationaux de données approuvé par l’autorité de contrôle britannique (et les clauses contractuelles types de la Commission européenne pour les clients de l’UE).
• Royal Mail et UPS reçoivent vos coordonnées de livraison parce que vous nous avez demandé d’envoyer votre disque à cette adresse, et les transporteurs internationaux doivent transmettre les données douanières au pays de destination.

Écrivez-nous si vous souhaitez une copie des garanties que nous utilisons.

Les cookies sont de petits fichiers qu’un site enregistre dans votre navigateur. Nous utilisons uniquement ceux dont le site a besoin pour fonctionner ou qui mémorisent un de vos choix. Nous n’utilisons pas de cookies d’analyse ou publicitaires tiers, et rien sur nos pages ne transmet d’informations à Google, Meta ou à un autre service de suivi. Nous mesurons nous-mêmes notre site (voir « Comment nous mesurons le site » à la section 3), et le bouton « Désactiver la mesure » dans Mesure sur ce site (fin de la section 3) permet d’arrêter cette mesure. Seul ajout : si vous arrivez depuis une de nos publicités ou un lien balisé, nous le mémorisons pendant 90 jours pour savoir quelles publicités ont mené à une vente. C’est le seul suivi sur le site, et il nous appartient exclusivement. Pour une commande issue d’une publicité Google, nous indiquons à Google Ads lequel de ses clics publicitaires y a mené et la valeur de la commande ; rien d’autre à votre sujet. Aucune donnée de ce suivi n’est enregistrée pour les visiteurs qui nous trouvent par un autre moyen.

Cookies

Éléments enregistrés dans votre navigateur (pas des cookies, jamais envoyés automatiquement chez nous)

Vous pouvez supprimer tous ces éléments dans les paramètres de votre navigateur ; le site oubliera simplement vos choix et vous déconnectera.

Votre droit d’opposition. Lorsque nous utilisons vos données sur la base de nos intérêts légitimes (section 3), vous pouvez vous y opposer à tout moment. Nous cesserons alors cette utilisation, sauf si nous avons un motif impérieux qui prévaut sur vos intérêts (par exemple, une enquête sur une fraude). Si vous vous opposez au marketing, nous y mettons toujours fin.

Vous avez également le droit de :

• Obtenir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Faire rectifier toute information erronée.
• Faire supprimer vos données. Nous supprimerons tout ce que la loi ne nous impose pas de conserver. Par exemple, nous devons conserver les données de votre commande à des fins fiscales : elles restent donc conservées pendant la durée indiquée à la section 6.
• Limiter l’utilisation de vos données, par exemple pendant la vérification d’un élément que vous nous avez signalé.
• Transférer vos données ailleurs (portabilité des données) dans un format courant.
• Retirer votre consentement à tout moment, par exemple aux e-mails marketing ou à la présentation de votre disque. Cela n’affecte pas les traitements effectués avant ce retrait.
• Demander un examen humain de toute décision automatisée vous concernant (voir « Contrôles antifraude »).

Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à privacy@vinylart.co depuis l’adresse e-mail de votre compte (pour que nous sachions qu’il s’agit bien de vous). C’est gratuit. Nous répondrons dans un délai d’un mois. Si nous devons vérifier votre identité ou préciser votre demande, ce délai commence une fois ces informations fournies ; pour les demandes complexes, nous pouvons avoir besoin de deux mois supplémentaires au maximum et vous en expliquerons la raison.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité vos données, vous pouvez nous adresser une réclamation à privacy@vinylart.co. Nous en accuserons réception dans un délai de 30 jours, l’examinerons avec soin et vous communiquerons le résultat sans retard injustifié.

Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle britannique, l’Information Commission (anciennement Information Commissioner’s Office) — ico.org.uk, 0303 123 1113. Si vous résidez dans l’UE, vous pouvez vous adresser à l’autorité de protection des données de votre pays — en Espagne, l’Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Si vous avez acheté chez nous via notre ancien site, nous avons transféré votre compte client (nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresses) ainsi que votre historique de commandes, pour que vous puissiez vous connecter et consulter vos anciennes commandes. Nous n’avons pas transféré votre mot de passe — vous en définirez un nouveau lors de votre prochaine connexion — ni vos anciens fichiers de création. Nous n’avons pas non plus transféré vos préférences marketing : si vous souhaitez recevoir nos e-mails marketing, vous devrez à nouveau donner votre accord. Les comptes incomplets, les doublons ou ceux qui ne correspondaient manifestement pas à de vrais clients n’ont pas été transférés et ont été supprimés. La base légale du transfert de votre compte et de vos commandes est notre intérêt légitime à continuer de vous servir et à conserver nos données de commande ; l’ensemble de cette politique s’applique à vos données de la même manière.

Notre site utilise le chiffrement (HTTPS) sur toutes ses pages. Les mots de passe sont conservés sous forme d’empreintes de hachage irréversibles. Les données de carte ne nous parviennent jamais. L’accès aux données clients est limité aux personnes qui en ont besoin pour fabriquer et expédier votre disque, et les espaces d’administration nécessitent une connexion. Aucun système n’est parfait : si un incident présente un risque pour vous, nous vous en informerons, ainsi que l’autorité de contrôle, conformément à la loi.

Nous mettrons cette page à jour lorsque des changements surviennent et modifierons la date en haut de page. Si un changement est important, nous vous en informerons par e-mail ou sur le site avant son entrée en vigueur.

VinylArt Co LTD, Unit 2, 26 Hadfield Road, Cardiff, CF11 8AQ, United Kingdom. E-mail : privacy@vinylart.co