Privacybeleid

VinylArt Co wordt geëxploiteerd door VinylArt Co LTD, een in Engeland & Wales geregistreerd bedrijf (bedrijfsnummer 10877872, btw-nummer 359629450), met als geregistreerd adres Unit 2, 26 Hadfield Road, Cardiff, CF11 8AQ, United Kingdom. Wij zijn de “verwerkingsverantwoordelijke” voor je persoonsgegevens. Dat betekent dat wij bepalen hoe ze worden gebruikt en daarvoor verantwoordelijk zijn.

• Vragen en verzoeken over privacy: privacy@vinylart.co
• ICO-registratienummer: ZB005032

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (dat is voor ons niet verplicht), maar via het bovenstaande e-mailadres bereik je de mensen achter het bedrijf.

• We verzamelen wat we nodig hebben om je vinylplaat te maken en te bezorgen: je account, je bestelling en de muziek, het artwork en de woorden die je erop zet.
• We zien of bewaren je kaartnummer nooit — Stripe verwerkt de betaling.
• We gebruiken AI van Anthropic en Google, plus OpenRouter en OpenAI voor enkele kleine taken. Wat je in die tools typt, zegt of uploadt, wordt naar hen gestuurd om een antwoord te krijgen.
• Bestanden in Mijn bestanden (je account) blijven bewaard totdat je ze verwijdert of je account wordt gesloten. Bestel je zonder account, dan wordt de audio die je uploadt 30 dagen nadat de audio van je plaat klaar is verwijderd. Foto’s en artwork blijven bij je bestelling bewaard, zodat we de afbeeldingen opnieuw kunnen afdrukken of je plaat kunnen vervangen. Chatlogs van Vinnie worden na 30 dagen verwijderd.
• We verkopen je gegevens niet en op onze site staat geen tracking van anderen. We meten zelf hoe de site wordt gebruikt, op onze eigen servers. Daarbij hoort een opname van elk bezoek, waarin alles wat je typt verborgen is. We gebruiken die opnames alleen om technische problemen op te lossen en de site sneller te maken. Je kunt dit alles met één klik uitschakelen onder Metingen op deze site (aan het einde van onderdeel 3). We sturen alleen marketingmails als je daarom vraagt.
• Je kunt op elk moment om een kopie van je gegevens vragen of vragen om ze te laten wissen.

Volgens de privacywetgeving hebben we voor elk gebruik een juridische reden (“rechtsgrond”) nodig. We baseren ons op: overeenkomst (we hebben de gegevens nodig om te doen wat je hebt gevraagd), wettelijke verplichting (de wet verplicht ons ze te bewaren), gerechtvaardigd belang (een redelijke bedrijfsbehoefte die niet zwaarder weegt dan je rechten — je kunt bezwaar maken) en toestemming (je hebt ja gezegd en kunt van gedachten veranderen).

Je account

• Wat: naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen opgeslagen als een onomkeerbare “hash” — we kunnen het niet lezen) en eventueel je mobiel nummer. Je voorkeursland, valuta en taal. Je tegoedsaldo en tegoedgeschiedenis. Opgeslagen bezorgadressen.
• Waarom: zodat je kunt inloggen, ontwerpen kunt opslaan, kunt afrekenen en je bestellingen kunt bekijken.
• Rechtsgrond: overeenkomst.

Inloggen via sms

• Wat: als er een mobiel nummer aan je account is gekoppeld — ook een nummer dat je bij een eerdere bestelling voor de bezorging hebt opgegeven — kun je inloggen met een 6-cijferige code die we per sms sturen. We bewaren de code alleen in onleesbaar gemaakte vorm. Hij werkt 5 minuten en we bewaren het tijdstip waarop hij is verstuurd.
• Wie verstuurt de sms: ons eigen werkplaatssysteem, via Twilio (zie onderdeel 4).
• Rechtsgrond: overeenkomst (je account beveiligen).

Je bestelling

• Wat: je naam, bezorgadres (ook gebruikt als factuuradres), e-mailadres, telefoonnummer als je dat opgeeft, wat je hebt besteld (product, opties, ontwerpvoorbeeld, tracklist), de prijs, eventuele korting of cadeaubon en een betalingsreferentie van Stripe. Gegevens over belasting (btw) op de verkoop.
• Waarom: om je plaat te maken, je betaling te ontvangen, je plaat te verzenden, problemen of retouren af te handelen en de boekhouding bij te houden.
• Rechtsgrond: overeenkomst; en wettelijke verplichting voor belastinggegevens.
• Moet je dit opgeven? We hebben je naam, e-mailadres en bezorgadres nodig om een bestelling aan te nemen — zonder die gegevens kunnen we je plaat niet maken of versturen. Je telefoonnummer is optioneel (vervoerders gebruiken het als er een probleem is met de bezorging).

Betaling

• Je voert je kaartgegevens in via een beveiligd formulier van Stripe en ze gaan rechtstreeks naar Stripe. Ze komen nooit op onze servers terecht. We ontvangen alleen een betalingsreferentie, het bedrag en het e-mailadres van je account. Als je je tegoed opwaardeert, bewaart Stripe ook een klantprofiel met je naam en e-mailadres om opwaarderingen aan je account te kunnen koppelen.
• Fraudecontroles: Stripe controleert betalingen automatisch op fraude en kan een betaling weigeren zonder dat een persoon die beoordeelt. Gebeurt dat bij jou, mail ons dan — een echte persoon bekijkt het, je kunt uitleg geven en je kunt de beslissing aanvechten.
• Rechtsgrond: overeenkomst; gerechtvaardigd belang (fraude voorkomen).

De muziek, het artwork en de woorden op je plaat

• Wat: audiobestanden die je uploadt, nummers die je via onze muziekzoekfunctie kiest, afbeeldingen en foto’s die je uploadt, tekst die je toevoegt (namen, datums, opdrachten) en afbeeldingen die je met onze AI-artworktools maakt.
• Waarom: om je plaat te ontwerpen, de audio te masteren en je plaat te snijden.
• Rechtsgrond: overeenkomst.
• Upload foto’s en opnames van andere mensen alleen als je hun toestemming hebt. Staat iemands gezicht op een foto, dan gaan we daar zorgvuldig mee om, maar we gebruiken de foto niet om iemand te identificeren.

Vinnie (onze assistent) — tekst en spraak

• Wat: wat je tegen Vinnie typt of zegt en de antwoorden van Vinnie. Als je bent ingelogd, kent Vinnie ook je voornaam en land en — alleen als je naar een bestelling vraagt — het bestelnummer, de status, datums, trackinglink en de plaats en het land van bestemming (niet je straatadres, e-mailadres of telefoonnummer).
• Spraak: wanneer je op de microfoon tikt, wordt de opname naar Google (of als reserve naar OpenAI) gestuurd om die in tekst om te zetten. De spraakherkenning van je browser toont ook live ondertiteling terwijl je spreekt; in Chrome wordt die geleverd door Google. We bewaren de audio niet — alleen de resulterende tekst.
• Waarom: om je vragen te beantwoorden en je te helpen met ontwerpen en bestellen.
• Gesprekslogs: we bewaren gesprekken met Vinnie 30 dagen om problemen op te lossen en antwoorden te verbeteren. Daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Rechtsgrond: overeenkomst wanneer je Vinnie gebruikt om te ontwerpen of te bestellen; gerechtvaardigd belang voor de gesprekslogs van 30 dagen.
• Andere mensen in wat je uploadt: foto’s, stemmen en namen van andere mensen (een bruiloftsnummer, een bericht van een grootouder) worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigde belang om de plaat te maken die je hebt gevraagd. Bij het afrekenen bevestig je dat je hun toestemming hebt. We gebruiken hun gegevens nergens anders voor.
• Vinnie is een AI. Die kan fouten maken. Vinnie neemt geen beslissingen over je met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen — Vinnie kan bijvoorbeeld niet je bestelling weigeren of een prijs wijzigen.
• AI-aanbieders: Anthropic, Google, OpenRouter en OpenAI verwerken wat we sturen alleen om ons een antwoord te geven. Volgens onze overeenkomsten met hen gebruiken ze dit niet om hun AI-modellen te trainen.

Feedback

• Wat: na de bezorging kan Vinnie vragen hoe je plaat is geworden. Alles wat je ons wilt vertellen (een score en een opmerking) wordt bij je account opgeslagen.
• Waarom: om ons werk te verbeteren. We publiceren het niet. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.

Reviews en het tonen van je plaat

• Als je een review op Trustpilot achterlaat, is Trustpilot verantwoordelijk voor die review. We kunnen je review (je weergavenaam, foto als je die hebt ingesteld, score, datum en tekst) op onze website tonen.
• We laten de platen die we maken graag zien. We tonen alleen een foto, 3D-render of artwork van jouw plaat op onze website of sociale media als je het vakje hebt aangevinkt om daar toestemming voor te geven. Je kunt op elk moment van gedachten veranderen. Dan halen we het weg.
• Rechtsgrond: toestemming (je plaat tonen); gerechtvaardigd belang (openbare reviews tonen).

Je bezoek aan de website

• Wat: je IP-adres (het nummer dat je internetverbinding identificeert), browsertype en de pagina’s die je opvraagt.
• Waarom: om prijzen in je valuta en verzendopties voor je land te tonen (we bepalen je land aan de hand van je IP-adres op onze eigen server, met landgegevens van IPinfo — we sturen het nergens heen en slaan het resultaat niet aan jou gekoppeld op), om de site veilig en werkend te houden en om misbruik tegen te gaan.
• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
• We gebruiken geen Google Analytics, advertentiepixels of tracking- of profileringstools van anderen.

Hoe we de site meten (zelf, zonder anderen)

• Wat: een willekeurig bezoekersnummer en bezoeknummer (twee cookies, hieronder), de pagina’s die je bekijkt, waar je bezoek vandaan kwam (een zoekopdracht, een van onze advertenties met de bijbehorende klikcode, een link), je land, regio en plaats bij benadering (bepaald aan de hand van je IP-adres op onze server, met locatiegegevens van DB-IP; het IP-adres zelf wordt niet opgeslagen), je apparaat- en browsertype, hoe snel pagina’s laden, fouten op de site en de stappen die je in de ontwerptool en bij het afrekenen zet — bijvoorbeeld dat je de ontwerptool hebt geopend, een plaat in je winkelwagen hebt gedaan, bent begonnen met afrekenen of hebt betaald — en de bestelling waartoe een bezoek heeft geleid.
• Nooit: je naam, e-mailadres, adres of telefoonnummer, je foto’s of je audio. Bij de velden die je invult, registreren we alleen of elk veld is ingevuld, nooit wat je hebt getypt.
• Bezoekopnames: bij elk bezoek maken we ook een opname van hoe de pagina’s werden gebruikt: wat er op het scherm stond, klikken, scrollen en muisbewegingen. We gebruiken opnames alleen om technische problemen op te lossen en de site sneller te maken: een knop die niet reageert, een pagina die niet werkt of langzaam laadt, een stap waarbij iets misgaat. Ze worden nooit aan een advertentiebedrijf gegeven, nooit gebruikt om advertenties op je af te stemmen en nooit gebruikt om een profiel van je op te bouwen. Alles wat op de site wordt getypt, is verborgen in een opname, net als de woorden bij het afrekenen, in je account en in chats met Vinnie. Kaartgegevens worden ingevoerd in het eigen beveiligde veld van onze betaalprovider, dat nooit wordt opgenomen. Ook de foto’s en audio die je uploadt en het voorbeeld in de ontwerptool worden niet opgenomen. Opnames worden maximaal 90 dagen bewaard en daarna verwijderd.
• Waarom: om te ontdekken wat niet werkt of traag is en dat op te lossen, om te begrijpen welke pagina’s en stappen in de ontwerptool werken en om te weten welke van onze advertenties tot verkopen leiden.
• Wie ziet het: alleen wij. Het wordt op onze eigen server opgeslagen en door ons eigen marketingsysteem gelezen; geen ander bedrijf ontvangt het.
• Hoelang: de afzonderlijke gebeurtenissen 90 dagen, een samenvatting van één regel per bezoek 25 maanden (zodat we de ene kerst met de volgende kunnen vergelijken) en daarna alleen totalen.
• Uitschakelen: gebruik “Metingen uitschakelen” onder Metingen op deze site, direct onder dit onderdeel. Vanaf dan wordt voor die browser niets meer ingesteld, verzonden of vastgelegd (we onthouden de keuze met één cookie).
• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (de webshop laten werken en verbeteren). Je kunt op elk moment bezwaar maken via die link of door ons te mailen.

Winkelwagenherinneringen

• Wat: als je begint met afrekenen, je e-mailadres opgeeft en daarna vertrekt zonder te bestellen, kunnen we je maximaal drie korte e-mails over die winkelwagen sturen (ongeveer een uur, een dag en drie dagen later), met een knop die je terugbrengt naar je winkelwagen.
• Ze stoppen zodra je bestelt en elke e-mail heeft een afmeldlink waarmee je ze definitief stopt. Ze gaan alleen over je winkelwagen, nooit over aanbiedingen of andere producten.
• We houden bij welke herinneringen zijn verstuurd en of er later een bestelling uit de winkelwagen is geplaatst, zodat we nooit dezelfde herinnering twee keer sturen en weten of ze helpen.
• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang; je hebt ons je e-mailadres gegeven tijdens het aankoopproces.

Wanneer je contact met ons opneemt

• Wat: alles wat je ons per e-mail of bericht stuurt, waaronder foto’s van een beschadigde plaat.
• Waarom / rechtsgrond: om je te helpen — overeenkomst, of gerechtvaardigd belang als het niet over een bestelling gaat.

Marketing

• We sturen alleen marketingmails als je je daarvoor aanmeldt en elke e-mail heeft een afmeldlink. E-mails over je account en bestellingen (zoals “je plaat is verzonden”) zijn geen marketing en ontvang je hoe dan ook. Rechtsgrond: toestemming.

Gegevens die we uit andere bronnen krijgen

• Trustpilot: als je daar een review over ons schrijft, verzamelen we je openbare weergavenaam, profielfoto, score, datum en reviewtekst van Trustpilot. We kunnen de review aan je bestelling koppelen om de plaat te tonen waarover je schrijft.
• Stripe en vervoerders: of je betaling is gelukt en trackingupdates voor je pakket.
• Onze vorige website: zie onderdeel 10.

Kinderen

• Je moet 18 jaar of ouder zijn om een bestelling te plaatsen (zie onze voorwaarden). Onze site is niet gericht op kinderen en we verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 13 jaar.

Onze gerechtvaardigde belangen op een rij

Waar we ons op gerechtvaardigde belangen baseren, zijn dat: de site veilig houden en fraude en misbruik voorkomen; problemen oplossen en Vinnie verbeteren (de gesprekslogs van 30 dagen); prijzen en verzending voor je land tonen; feedback over onze platen begrijpen; openbare reviews tonen; en ons verweren tegen juridische claims.

We verkopen je persoonsgegevens niet. We delen ze alleen met bedrijven die ons helpen VinylArt Co te laten werken, op basis van overeenkomsten die hen verplichten de gegevens te beschermen en alleen voor ons te gebruiken, of wanneer de wet dat vereist.

Als we het bedrijf ooit verkopen of herstructureren, gaan je gegevens over naar de nieuwe eigenaar onder ditzelfde beleid.

Onze servers staan in Duitsland. Het VK erkent dat de EU voldoende bescherming biedt en de EU erkent hetzelfde voor het VK. Gegevens kunnen daarom zonder extra papierwerk tussen beide worden doorgegeven.

Sommige diensten uit onderdeel 4 zijn gevestigd in de VS:

• Google, Stripe en Twilio zijn gecertificeerd onder de UK Extension to the EU–US Data Privacy Framework, die door de Britse overheid is goedgekeurd als een regeling die voldoende bescherming biedt.
• Anthropic, OpenAI en OpenRouter vallen onder beschermende overeenkomsten met het door de Britse toezichthouder goedgekeurde International Data Transfer Addendum (en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie voor klanten uit de EU).
• Royal Mail en UPS ontvangen je bezorggegevens omdat je ons hebt gevraagd je plaat naar dat adres te sturen. Internationale vervoerders moeten douanegegevens doorgeven aan het land van bestemming.

Mail ons als je een kopie wilt van de waarborgen die we gebruiken.

Cookies zijn kleine bestanden die een website in je browser opslaat. We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken of om een keuze van je te onthouden. We gebruiken geen analyse- of advertentiecookies van anderen en niets op onze pagina’s rapporteert aan Google, Meta of een andere tracker. We meten onze eigen site zelf (zie “Hoe we de site meten” in onderdeel 3). Met de schakelaar “Metingen uitschakelen” onder Metingen op deze site (aan het einde van onderdeel 3) stop je dit. Er is één extra punt: als je via een van onze advertenties of een getagde link komt, onthouden we dat 90 dagen, zodat we kunnen zien welke advertenties tot een verkoop hebben geleid. Dat is de enige tracking op de site en die is uitsluitend van ons. Voor een bestelling die via een Google-advertentie komt, vertellen we Google Ads welke advertentieklik ertoe heeft geleid en wat de bestelwaarde is; verder niets over jou. Voor bezoekers die ons op een andere manier vinden, wordt niets opgeslagen.

Cookies

Gegevens die in je browser worden opgeslagen (geen cookies, nooit automatisch naar ons verstuurd)

Je kunt dit alles verwijderen in je browserinstellingen; de site vergeet dan je keuzes en logt je uit.

Je recht van bezwaar. Waar we je gegevens gebruiken op basis van onze gerechtvaardigde belangen (onderdeel 3), kun je op elk moment bezwaar maken. We stoppen dan, tenzij we een zwaarwegende reden hebben die zwaarder weegt dan je belangen (bijvoorbeeld fraudeonderzoek). Als je bezwaar maakt tegen marketing, stoppen we altijd.

Je hebt ook het recht om:

• Een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die we over je bewaren.
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Je gegevens te laten wissen. We verwijderen alles wat we niet wettelijk hoeven te bewaren — we moeten bijvoorbeeld je bestelgegevens voor belastingdoeleinden bewaren, dus die blijven bewaard gedurende de termijn in onderdeel 6.
• Het gebruik van je gegevens te laten beperken, bijvoorbeeld terwijl we iets controleren dat je ons hebt verteld.
• Je gegevens mee te nemen (gegevensoverdraagbaarheid) in een gangbaar formaat.
• Je toestemming in te trekken, op elk moment, bijvoorbeeld voor marketingmails of het tonen van je plaat. Dit heeft geen invloed op wat we vóór het intrekken van je toestemming hebben gedaan.
• Een persoon te vragen een beslissing te beoordelen die automatisch over je is genomen (zie “Fraudecontroles”).

Wil je een van deze rechten gebruiken, mail dan naar privacy@vinylart.co vanaf het e-mailadres van je account (zodat we weten dat jij het bent). Dat is gratis. We reageren binnen één maand. Als we moeten controleren wie je bent of wat je vraagt, begint die maand zodra je ons dat hebt verteld. Voor ingewikkelde verzoeken hebben we mogelijk maximaal twee maanden extra nodig en vertellen we je waarom.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens zijn omgegaan, dan kun je een klacht bij ons indienen via privacy@vinylart.co. We bevestigen binnen 30 dagen dat we je klacht hebben ontvangen, onderzoeken die zorgvuldig en laten je zonder onnodige vertraging de uitkomst weten.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Britse toezichthouder, de Information Commission (voorheen de Information Commissioner’s Office) — ico.org.uk, 0303 123 1113. Als je in de EU woont, kun je een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in je land — in Spanje is dat de Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Als je via onze vorige website bij ons hebt gekocht, hebben we je klantaccount (naam, e-mailadres, telefoonnummer en adressen) en je bestelgeschiedenis overgezet, zodat je kunt inloggen en je eerdere bestellingen kunt bekijken. Je wachtwoord hebben we niet overgezet — de volgende keer dat je inlogt, stel je een nieuw wachtwoord in — en ook oude ontwerpbestanden niet. We hebben ook geen marketingvoorkeuren overgezet: als je marketingmails van ons wilt ontvangen, moet je je opnieuw aanmelden. Accounts die onvolledig waren, dubbel voorkwamen of duidelijk niet van echte klanten waren, zijn niet overgezet en zijn verwijderd. Onze rechtsgrond voor het overzetten van je account en bestellingen is ons gerechtvaardigde belang om je te blijven helpen en onze bestelgegevens te bewaren. Alles in dit beleid is op dezelfde manier van toepassing op je gegevens.

Onze site gebruikt overal versleuteling (HTTPS). Wachtwoorden worden opgeslagen als onomkeerbare hashes. Kaartgegevens komen nooit bij ons terecht. Alleen de mensen die klantgegevens nodig hebben om je plaat te maken en te verzenden, hebben er toegang toe. Voor beheeromgevingen is inloggen verplicht. Geen enkel systeem is perfect — als er iets misgaat dat een risico voor je oplevert, informeren we jou en de toezichthouder zoals de wet dat vereist.

We werken deze pagina bij als er iets verandert en passen de datum bovenaan aan. Bij een belangrijke wijziging informeren we je per e-mail of op de site voordat die ingaat.

VinylArt Co LTD, Unit 2, 26 Hadfield Road, Cardiff, CF11 8AQ, United Kingdom. E-mail: privacy@vinylart.co