Informativa sulla privacy

VinylArt Co fa capo a VinylArt Co LTD, una società registrata in Inghilterra e Galles (numero di registrazione 10877872, partita IVA 359629450), con sede legale in Unit 2, 26 Hadfield Road, Cardiff, CF11 8AQ, United Kingdom. Siamo il «titolare del trattamento» dei tuoi dati personali: significa che decidiamo come vengono usati e ne siamo responsabili.

• Domande e richieste sulla privacy: privacy@vinylart.co
• Numero di registrazione ICO: ZB005032

Non abbiamo un responsabile della protezione dei dati (non siamo tenuti ad averlo), ma l’indirizzo e-mail qui sopra raggiunge chi conduce l’attività.

• Raccogliamo ciò che serve per realizzare e consegnare il tuo disco: i dati del tuo account, il tuo ordine e la musica, la grafica e le parole che scegli di inserirvi.
• Non vediamo né conserviamo mai il numero della tua carta: il pagamento è gestito da Stripe.
• Usiamo l’IA di Anthropic e Google, oltre a OpenRouter e OpenAI per alcune piccole attività. Ciò che scrivi, dici o carichi in questi strumenti viene inviato a questi fornitori per ottenere una risposta.
• I file in «I miei file» (nel tuo account) vengono conservati finché non li elimini o il tuo account viene chiuso. Se ordini senza un account, l’audio che carichi viene eliminato 30 giorni dopo che l’audio del tuo disco è stato completato. Le foto e la grafica restano associate al tuo ordine per consentirci di ristampare gli elementi grafici o sostituire il disco. I registri delle chat con Vinnie vengono eliminati dopo 30 giorni.
• Non vendiamo i tuoi dati e sul nostro sito non ci sono sistemi di tracciamento di terzi. Misuriamo noi stessi l’uso del sito, sui nostri server. Questo include una registrazione di ogni visita, con tutto ciò che digiti nascosto; usiamo queste registrazioni solo per risolvere problemi tecnici e migliorare la velocità del sito. Puoi disattivare tutto con un clic in Misurazione su questo sito (alla fine della sezione 3). Inviamo e-mail di marketing solo se ce lo chiedi.
• Puoi chiedere una copia dei tuoi dati o la loro cancellazione in qualsiasi momento.

La normativa sulla protezione dei dati richiede una ragione giuridica («base giuridica») per ogni utilizzo. Le basi su cui ci fondiamo sono: contratto (i dati ci servono per fare ciò che ci hai chiesto), obbligo legale (la legge ci impone di conservarli), legittimi interessi (un’esigenza ragionevole dell’attività che non prevale sui tuoi diritti: puoi opporti) e consenso (hai detto sì e puoi cambiare idea).

Il tuo account

• Cosa: nome, indirizzo e-mail, password (conservata solo come «hash» irreversibile: non possiamo leggerla) e, facoltativamente, numero di cellulare. Il paese, la valuta e la lingua che preferisci. Il saldo e la cronologia del tuo credito negozio. Gli indirizzi di consegna salvati.
• Perché: per consentirti di accedere, salvare progetti, completare gli acquisti e vedere i tuoi ordini.
• Base giuridica: contratto.

Accesso tramite SMS

• Cosa: se al tuo account è associato un numero di cellulare, anche uno che ci hai fornito per la consegna di un ordine precedente, puoi accedere con un codice di 6 cifre che ti inviamo via SMS. Conserviamo il codice solo in forma non leggibile; è valido per 5 minuti e conserviamo l’ora in cui è stato inviato.
• Chi lo invia: il sistema del nostro laboratorio, tramite Twilio (vedi sezione 4).
• Base giuridica: contratto (protezione del tuo account).

Il tuo ordine

• Cosa: il tuo nome, l’indirizzo di consegna (usato anche come indirizzo di fatturazione), l’e-mail, il numero di telefono se lo fornisci, ciò che hai ordinato (prodotto, opzioni, anteprima del progetto, tracklist), il prezzo, eventuali sconti o buoni regalo e un riferimento del pagamento Stripe. La documentazione fiscale (IVA) relativa alla vendita.
• Perché: per realizzare il tuo disco, ricevere il pagamento, spedirlo, risolvere problemi o gestire i resi e tenere la contabilità.
• Base giuridica: contratto; e obbligo legale per la documentazione fiscale.
• Devi fornirli? Per accettare un ordine ci servono il tuo nome, l’e-mail e l’indirizzo di consegna: senza non possiamo realizzare o spedire il tuo disco. Il numero di telefono è facoltativo (i corrieri lo usano se c’è un problema con la consegna).

Pagamento

• I dati della carta vengono inseriti in un modulo sicuro fornito da Stripe e inviati direttamente a Stripe. Non transitano mai sui nostri server. Riceviamo solo un riferimento del pagamento, l’importo e l’e-mail del tuo account. Se ricarichi il credito negozio, Stripe conserva anche un profilo cliente con il tuo nome e la tua e-mail per associare le ricariche al tuo account.
• Controlli antifrode: Stripe controlla automaticamente i pagamenti per individuare frodi e può rifiutarne uno senza una verifica da parte di una persona. Se ti succede, scrivici: una persona in carne e ossa esaminerà il caso, potrai spiegarti e contestare la decisione.
• Base giuridica: contratto; legittimi interessi (prevenzione delle frodi).

La musica, la grafica e le parole sul tuo disco

• Cosa: i file audio che carichi, le tracce che scegli dalla nostra ricerca musicale, le immagini e le foto che carichi, i testi che aggiungi (nomi, date, dediche) e le immagini che crei con i nostri strumenti di grafica con IA.
• Perché: per progettare il tuo disco, eseguire il mastering e inciderlo.
• Base giuridica: contratto.
• Carica foto e registrazioni di altre persone solo se hai il loro permesso. Se una foto mostra il volto di qualcuno, la trattiamo con attenzione, ma non la usiamo per identificare nessuno.

Vinnie (il nostro assistente): testo e voce

• Cosa: ciò che scrivi o dici a Vinnie e le sue risposte. Se hai effettuato l’accesso, Vinnie conosce anche il tuo nome e il tuo paese e, solo se fai domande su un ordine, il numero, lo stato, le date e il link di tracciamento di quell’ordine, oltre alla città e al paese di destinazione (non il tuo indirizzo stradale, l’e-mail o il telefono).
• Voce: quando tocchi il microfono, la registrazione viene inviata a Google (o ad OpenAI come alternativa di riserva) per essere convertita in testo. Anche il riconoscimento vocale del tuo browser mostra sottotitoli in tempo reale mentre parli; in Chrome è fornito da Google. Non salviamo l’audio, ma solo il testo ottenuto.
• Perché: per rispondere alle tue domande e aiutarti a creare un progetto e ordinare.
• Registri: conserviamo un registro delle conversazioni con Vinnie per 30 giorni per risolvere problemi e migliorare le risposte, poi viene eliminato automaticamente.
• Base giuridica: contratto quando usi Vinnie per creare un progetto o ordinare; legittimi interessi per il registro di 30 giorni.
• Altre persone nei contenuti che carichi: foto, voci e nomi di altre persone (una canzone del matrimonio, un messaggio di un nonno) vengono trattati sulla base del nostro legittimo interesse a realizzare il disco che ci hai chiesto. Alla cassa confermi di avere il loro permesso e noi non usiamo i loro dati per altri scopi.
• Vinnie è un’IA. Può commettere errori. Non prende decisioni su di te che abbiano effetti giuridici o un impatto altrettanto significativo: per esempio, non può rifiutare il tuo ordine o modificare un prezzo.
• Fornitori di IA: Anthropic, Google, OpenRouter e OpenAI trattano ciò che inviamo solo per darci una risposta. In base ai nostri accordi con loro, non lo usano per addestrare i loro modelli di IA.

Feedback

• Cosa: dopo la consegna, Vinnie può chiederti com’è venuto il tuo disco. Ciò che scegli di dirci (una valutazione e un commento) viene salvato nel tuo account.
• Perché: per migliorare il nostro lavoro. Non lo pubblichiamo. Base giuridica: legittimi interessi.

Recensioni e pubblicazione del tuo disco

• Se lasci una recensione su Trustpilot, Trustpilot è responsabile di quella recensione. Possiamo mostrare la tua recensione (nome visualizzato, foto se ne hai impostata una, valutazione, data e testo) sul nostro sito.
• Ci piace mostrare i dischi che realizziamo. Pubblichiamo una foto, un rendering 3D o la grafica del tuo disco sul nostro sito o sui social solo se hai selezionato la casella che ci autorizza a farlo. Puoi cambiare idea in qualsiasi momento e rimuoveremo il contenuto.
• Base giuridica: consenso (pubblicazione del tuo disco); legittimi interessi (pubblicazione di recensioni pubbliche).

La tua visita al sito

• Cosa: il tuo indirizzo IP (il numero che identifica la tua connessione a Internet), il tipo di browser e le pagine che richiedi.
• Perché: per mostrare i prezzi nella tua valuta e le opzioni di spedizione per il tuo paese (ricaviamo il paese dal tuo indirizzo IP sul nostro server, usando i dati sui paesi di IPinfo: non inviamo l’indirizzo altrove né associamo il risultato a te), mantenere il sito sicuro e funzionante e impedire abusi.
• Base giuridica: legittimi interessi.
• Non usiamo Google Analytics, pixel pubblicitari o strumenti di tracciamento o profilazione di terzi.

Come misuriamo il sito (con strumenti nostri, non di terzi)

• Cosa: un numero casuale del visitatore e un numero della visita (due cookie, descritti sotto), le pagine che visualizzi, la provenienza della visita (una ricerca, un nostro annuncio e il relativo codice del clic, un link), il tuo paese, la regione e la città approssimativa (ricavati dal tuo indirizzo IP sul nostro server, usando i dati di localizzazione di DB-IP; l’indirizzo IP stesso non viene conservato), il tipo di dispositivo e browser, la velocità di caricamento delle pagine, gli errori del sito e i passaggi che compi nell’editor e alla cassa, per esempio l’apertura dell’editor, l’aggiunta di un disco al carrello, l’avvio della procedura di acquisto o il pagamento, e l’ordine a cui ha portato una visita.
• Mai: il tuo nome, l’e-mail, l’indirizzo o il numero di telefono, le tue foto o il tuo audio. Per i campi da compilare registriamo solo se ciascuno è stato compilato, mai ciò che hai digitato.
• Registrazioni delle visite: a ogni visita registriamo anche come vengono usate le pagine: ciò che appare sullo schermo, i clic, lo scorrimento e i movimenti del mouse. Usiamo queste registrazioni solo per risolvere problemi tecnici e migliorare la velocità del sito: un pulsante che non risponde, una pagina che non funziona o si carica lentamente, un passaggio in cui qualcosa va storto. Non vengono mai fornite a società pubblicitarie, mai usate per mostrarti annunci mirati e mai usate per creare un tuo profilo. Tutto ciò che digiti nel sito è nascosto nelle registrazioni, così come i testi alla cassa, nel tuo account e nelle chat con Vinnie. I dati della carta vengono inseriti nel riquadro sicuro del nostro fornitore di pagamenti, che non viene mai registrato; non vengono registrati neppure le foto e l’audio che carichi o l’anteprima dell’editor. Le registrazioni delle visite vengono conservate per un massimo di 90 giorni, poi eliminate.
• Perché: per individuare e correggere ciò che non funziona o è lento, capire quali pagine e passaggi dell’editor funzionano e sapere quali dei nostri annunci portano a vendite.
• Chi vede i dati: solo noi. Vengono scritti sul nostro server e letti dal nostro sistema di marketing; nessun’altra società li riceve.
• Per quanto tempo: i singoli eventi per 90 giorni, un riepilogo di una riga per ogni visita per 25 mesi (per confrontare un Natale con quello successivo) e, in seguito, solo i totali.
• Come disattivare: usa «Disattiva la misurazione» in Misurazione su questo sito, subito sotto questa sezione. Da quel momento, per quel browser non viene più impostato, inviato o registrato nulla (ricordiamo la scelta con un cookie).
• Base giuridica: legittimi interessi (funzionamento e miglioramento del negozio). Puoi opporti in qualsiasi momento tramite quel link o scrivendoci un’e-mail.

Promemoria del carrello

• Cosa: se avvii la procedura di acquisto, ci fornisci la tua e-mail e poi esci senza ordinare, possiamo inviarti fino a tre brevi e-mail su quel carrello (dopo circa un’ora, un giorno e tre giorni), con un pulsante per tornarci.
• Si interrompono appena ordini e ognuna contiene un link per disiscriverti che le interrompe definitivamente. Riguardano solo il tuo carrello, mai offerte o altri prodotti.
• Conserviamo un registro dei promemoria inviati e dell’eventuale ordine successivo del carrello, per non inviare mai due volte lo stesso promemoria e sapere se sono utili.
• Base giuridica: legittimi interessi; ci hai fornito la tua e-mail durante la procedura di acquisto.

Quando ci contatti

• Cosa: ciò che ci invii per e-mail o messaggio, comprese le foto di un disco danneggiato.
• Perché / base giuridica: per aiutarti: contratto, oppure legittimi interessi se non riguarda un ordine.

Marketing

• Inviamo e-mail di marketing solo se dai il consenso e ogni e-mail contiene un link per disiscriverti. Le e-mail relative all’account e agli ordini (come «il tuo disco è stato spedito») non sono marketing e le riceverai comunque. Base giuridica: consenso.

Dati che riceviamo da altre fonti

• Trustpilot: se lasci una recensione lì, raccogliamo da Trustpilot il tuo nome pubblico visualizzato, la foto del profilo, la valutazione, la data e il testo della recensione e possiamo associarla al tuo ordine per mostrare il disco di cui parli.
• Stripe e corrieri: l’esito del pagamento e gli aggiornamenti sul tracciamento del tuo pacco.
• Il nostro sito precedente: vedi sezione 10.

Minori

• Devi avere almeno 18 anni per effettuare un ordine (vedi i nostri Termini). Il sito non è rivolto ai bambini e non raccogliamo consapevolmente dati di persone di età inferiore a 13 anni.

I nostri legittimi interessi, in un unico elenco

Quando ci basiamo sui legittimi interessi, questi sono: mantenere il sito sicuro e prevenire frodi e abusi; risolvere problemi e migliorare Vinnie (i registri di 30 giorni); mostrare prezzi e spedizioni per il tuo paese; comprendere i feedback sui nostri dischi; mostrare recensioni pubbliche; difenderci da pretese legali.

Non vendiamo i tuoi dati personali. Li condividiamo solo con le società che ci aiutano a far funzionare VinylArt Co, sulla base di contratti che impongono loro di proteggerli e usarli solo per nostro conto, oppure quando lo richiede la legge.

In caso di vendita o riorganizzazione dell’attività, i tuoi dati passerebbero al nuovo proprietario nel rispetto di questa stessa informativa.

I nostri server si trovano in Germania. Il Regno Unito riconosce che l’UE offre una protezione adeguata e l’UE riconosce lo stesso al Regno Unito, quindi i dati possono circolare tra loro senza ulteriori formalità.

Alcuni dei servizi indicati nella sezione 4 si trovano negli USA:

• Google, Stripe e Twilio sono certificati nell’ambito della UK Extension to the EU–US Data Privacy Framework, che il governo britannico ha approvato come garanzia di protezione adeguata.
• Anthropic, OpenAI e OpenRouter sono coperti da contratti che utilizzano l’International Data Transfer Addendum approvato dall’autorità di controllo britannica (e le clausole contrattuali tipo della Commissione europea per i clienti dell’UE).
• Royal Mail e UPS ricevono i tuoi dati di consegna perché ci hai chiesto di spedire il tuo disco a quell’indirizzo e i corrieri internazionali devono trasmettere i dati doganali al paese di destinazione.

Scrivici se desideri una copia delle garanzie che utilizziamo.

I cookie sono piccoli file che un sito salva nel tuo browser. Usiamo solo quelli necessari al funzionamento del sito o che ricordano una tua scelta. Non usiamo cookie di analisi o pubblicitari di terzi e nulla sulle nostre pagine invia informazioni a Google, Meta o altri sistemi di tracciamento. Misuriamo noi stessi il nostro sito (vedi «Come misuriamo il sito» nella sezione 3) e l’interruttore «Disattiva la misurazione» in Misurazione su questo sito (alla fine della sezione 3) interrompe questa attività. L’unica cosa in più: se arrivi da un nostro annuncio o da un link con tag, lo ricordiamo per 90 giorni per sapere quali annunci hanno portato a una vendita. È l’unico tracciamento presente sul sito ed è esclusivamente nostro. Per un ordine proveniente da un annuncio Google, comunichiamo a Google Ads quale clic sui suoi annunci ha portato all’ordine e il valore dell’ordine; nessun altro dato su di te. Per chi ci trova in altri modi non viene salvato nulla.

Cookie

Dati salvati nel tuo browser (non sono cookie e non ci vengono mai inviati automaticamente)

Puoi eliminare tutti questi dati nelle impostazioni del browser; il sito dimenticherà semplicemente le tue scelte e ti disconnetterà.

Il tuo diritto di opposizione. Quando usiamo i tuoi dati sulla base dei nostri legittimi interessi (sezione 3), puoi opporti in qualsiasi momento e interromperemo il trattamento, salvo che abbiamo un motivo fondato che prevalga sui tuoi interessi (per esempio, indagare su una frode). Se ti opponi al marketing, lo interrompiamo sempre.

Hai anche il diritto di:

• Ottenere una copia dei dati personali che conserviamo su di te.
• Correggere ciò che è inesatto.
• Eliminare i tuoi dati. Elimineremo tutto ciò che non siamo tenuti a conservare per legge: per esempio, dobbiamo conservare la documentazione del tuo ordine a fini fiscali, quindi resterà per il periodo indicato nella sezione 6.
• Limitare il modo in cui usiamo i tuoi dati, per esempio mentre verifichiamo qualcosa che ci hai segnalato.
• Portare i tuoi dati altrove (portabilità dei dati) in un formato di uso comune.
• Revocare il consenso in qualsiasi momento, per esempio alle e-mail di marketing o alla pubblicazione del tuo disco. Questo non influisce su ciò che abbiamo fatto prima della revoca.
• Chiedere a una persona di riesaminare qualsiasi decisione automatizzata che ti riguarda (vedi «Controlli antifrode»).

Per esercitare uno di questi diritti, scrivi a privacy@vinylart.co dall’indirizzo e-mail del tuo account (così sappiamo che sei tu). È gratuito. Risponderemo entro un mese. Se dobbiamo verificare la tua identità o chiarire la tua richiesta, il mese decorre da quando ci fornisci queste informazioni; per le richieste complesse potremmo aver bisogno di altri due mesi e ti spiegheremo perché.

Se non sei soddisfatto di come abbiamo trattato i tuoi dati, puoi inviarci un reclamo a privacy@vinylart.co. Confermeremo di averlo ricevuto entro 30 giorni, lo esamineremo con attenzione e ti comunicheremo l’esito senza ingiustificato ritardo.

Puoi anche presentare un reclamo all’autorità di controllo britannica, la Information Commission (in precedenza Information Commissioner’s Office): ico.org.uk, 0303 123 1113. Se vivi nell’UE, puoi presentare un reclamo all’autorità per la protezione dei dati del tuo paese: in Spagna, l’Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Se hai acquistato da noi tramite il sito precedente, abbiamo trasferito il tuo account cliente (nome, indirizzo e-mail, numero di telefono e indirizzi) e la cronologia degli ordini, così puoi accedere e vedere i tuoi ordini passati. Non abbiamo trasferito la password (ne imposterai una nuova al prossimo accesso) né i vecchi file dei progetti. Non abbiamo trasferito neppure le preferenze di marketing: se desideri ricevere le nostre e-mail di marketing, dovrai dare nuovamente il consenso. Gli account incompleti, duplicati o chiaramente non riconducibili a clienti reali non sono stati trasferiti e sono stati eliminati. La base giuridica per il trasferimento del tuo account e degli ordini è il nostro legittimo interesse a continuare a offrirti il servizio e a conservare la documentazione degli ordini; tutto quanto indicato in questa informativa si applica allo stesso modo ai tuoi dati.

Il nostro sito usa la crittografia (HTTPS) su tutte le pagine. Le password vengono conservate come hash irreversibili. I dati della carta non ci raggiungono mai. L’accesso ai dati dei clienti è limitato alle persone che ne hanno bisogno per realizzare e spedire il tuo disco e le aree di amministrazione richiedono l’accesso con credenziali. Nessun sistema è perfetto: se qualcosa va storto e ti espone a un rischio, informeremo te e l’autorità di controllo come previsto dalla legge.

Aggiorneremo questa pagina quando ci saranno cambiamenti e modificheremo la data in alto. Se una modifica è significativa, ti informeremo via e-mail o sul sito prima che entri in vigore.

VinylArt Co LTD, Unit 2, 26 Hadfield Road, Cardiff, CF11 8AQ, United Kingdom. E-mail: privacy@vinylart.co