Personvernerklæring

VinylArt Co drives av VinylArt Co LTD, et selskap registrert i England og Wales (selskapsnr. 10877872, mva-nr. 359629450), med registrert forretningsadresse Unit 2, 26 Hadfield Road, Cardiff, CF11 8AQ, United Kingdom. Vi er «behandlingsansvarlig» for personopplysningene dine. Det betyr at vi bestemmer hvordan de brukes, og er ansvarlige for dem.

• Spørsmål og forespørsler om personvern: privacy@vinylart.co
• Registreringsnummer hos ICO: ZB005032

Vi har ikke et personvernombud (vi er ikke pålagt å ha det), men e-postadressen over når frem til teamet i VinylArt Co.

• Vi samler inn det vi trenger for å lage og levere vinylplaten din: kontoen din, bestillingen din og musikken, motivene og ordene du legger til på platen.
• Vi ser eller lagrer aldri kortnummeret ditt — Stripe behandler betalingen.
• Vi bruker KI fra Anthropic og Google, samt OpenRouter og OpenAI til noen mindre oppgaver. Det du skriver, sier eller laster opp til disse verktøyene, sendes til dem for å få et svar.
• Filer i «Mine filer» (på kontoen din) lagres til du sletter dem eller kontoen din avsluttes. Hvis du bestiller uten konto, slettes lyden du laster opp, 30 dager etter at lyden til platen din er ferdig. Bilder og motiver beholdes sammen med bestillingen, slik at vi kan lage nye trykk eller en erstatning. Vinnies samtalelogger slettes etter 30 dager.
• Vi selger ikke opplysningene dine, og det finnes ingen sporing fra andre på nettstedet vårt. Vi måler selv hvordan nettstedet brukes, på våre egne servere. Dette inkluderer et opptak av hvert besøk, der alt du skriver, er skjult. Vi bruker bare opptakene til å feilsøke tekniske problemer og gjøre nettstedet raskere. Du kan slå av alt dette med ett klikk under Måling på dette nettstedet (slutten av avsnitt 3). Vi sender bare markedsføring på e-post hvis du ber om det.
• Du kan når som helst be om en kopi av opplysningene dine eller om å få dem slettet.

Personvernlovgivningen krever at vi har et rettslig grunnlag («behandlingsgrunnlag») for hver bruk av opplysningene. Grunnlagene vi bruker, er: avtale (vi trenger opplysningene for å gjøre det du har bedt om), rettslig forpliktelse (loven krever at vi lagrer dem), berettigede interesser (et rimelig behov i virksomheten som ikke veier tyngre enn rettighetene dine — du kan protestere) og samtykke (du har sagt ja, og du kan ombestemme deg).

Kontoen din

• Hva: navn, e-postadresse, passord (lagres bare som en enveis «hash» — vi kan ikke lese det) og mobilnummer hvis du velger å oppgi det. Foretrukket land, valuta og språk. Saldo og historikk for butikkreditten din. Lagrede leveringsadresser.
• Hvorfor: for at du skal kunne logge inn, lagre design, fullføre kjøp og se bestillingene dine.
• Behandlingsgrunnlag: avtale.

Innlogging med SMS

• Hva: hvis kontoen din har et mobilnummer — også et du har oppgitt for levering av en tidligere bestilling — kan du logge inn med en sekssifret kode vi sender dit på SMS. Vi lagrer koden bare i kryptert form. Den er gyldig i 5 minutter, og vi lagrer tidspunktet den ble sendt.
• Hvem sender den: vårt eget verkstedsystem, via Twilio (se avsnitt 4).
• Behandlingsgrunnlag: avtale (for å holde kontoen din sikker).

Bestillingen din

• Hva: navn, leveringsadresse (brukes også som fakturaadresse), e-postadresse, telefonnummer hvis du oppgir det, hva du har bestilt (produkt, valg, forhåndsvisning av design, sporliste), pris, eventuell rabatt eller gavekort og en betalingsreferanse fra Stripe. Dokumentasjon av avgift (mva) på salget.
• Hvorfor: for å lage platen din, ta imot betaling, sende den, håndtere problemer eller returer og føre regnskap.
• Behandlingsgrunnlag: avtale; og rettslig forpliktelse for avgiftsdokumentasjon.
• Må du oppgi dette? Vi trenger navn, e-postadresse og leveringsadresse for å ta imot en bestilling — uten dette kan vi ikke lage eller sende vinylplaten din. Telefonnummer er valgfritt (transportører bruker det hvis det oppstår et problem med leveringen).

Betaling

• Kortopplysninger legges inn i et sikkert skjema fra Stripe og går direkte til Stripe. De er aldri innom serverne våre. Vi mottar bare en betalingsreferanse, beløpet og e-postadressen på kontoen din. Hvis du fyller på butikkreditt, lagrer Stripe også en kundeprofil med navn og e-postadresse, slik at påfyllinger kan knyttes til kontoen din.
• Svindelkontroll: Stripe kontrollerer automatisk betalinger for svindel og kan avvise en betaling uten at et menneske vurderer den. Hvis det skjer med deg, send oss en e-post — et menneske vil se på saken, du kan forklare deg, og du kan bestride avgjørelsen.
• Behandlingsgrunnlag: avtale; berettigede interesser (forebygging av svindel).

Musikken, motivene og ordene på vinylplaten din

• Hva: lydfiler du laster opp, spor du velger fra musikksøket vårt, bilder du laster opp, tekst du legger til (navn, datoer, dedikasjoner), og bilder du lager med KI-verktøyene våre for motiver.
• Hvorfor: for å designe platen din, gjøre mastering og skjære den.
• Behandlingsgrunnlag: avtale.
• Last bare opp bilder og opptak av andre hvis du har deres tillatelse. Hvis et bilde viser ansiktet til noen, behandler vi det med varsomhet, men vi bruker det ikke til å identifisere noen.

Vinnie (assistenten vår) — tekst og tale

• Hva: det du skriver eller sier til Vinnie, og Vinnies svar. Hvis du er logget inn, kjenner Vinnie også fornavnet ditt og landet ditt, og — bare hvis du spør om en bestilling — bestillingens nummer, status, datoer, sporingslenke og byen og landet den skal til (ikke gateadresse, e-postadresse eller telefonnummer).
• Tale: når du trykker på mikrofonen, sendes opptaket til Google (eller OpenAI som reserve) for å gjøres om til tekst. Nettleserens egen talegjenkjenning viser også løpende teksting mens du snakker; i Chrome leveres dette av Google. Vi lagrer ikke lyden — bare teksten som lages fra den.
• Hvorfor: for å svare på spørsmålene dine og hjelpe deg med å designe og bestille.
• Logger: vi lagrer en logg over samtaler med Vinnie i 30 dager, slik at vi kan rette opp problemer og forbedre svarene. Deretter slettes den automatisk.
• Behandlingsgrunnlag: avtale når du bruker Vinnie til å designe eller bestille; berettigede interesser for loggen som lagres i 30 dager.
• Andre personer i det du laster opp: bilder, stemmer og navn som tilhører andre (en bryllupssang, en melding fra en besteforelder), behandles på grunnlag av vår berettigede interesse i å lage platen du har bedt om. Du bekrefter i kassen at du har deres tillatelse, og vi bruker ikke opplysningene deres til noe annet.
• Vinnie er en KI. Den kan gjøre feil. Den tar ikke avgjørelser om deg som har rettslig eller tilsvarende betydelig virkning — den kan for eksempel ikke avvise bestillingen din eller endre en pris.
• KI-leverandører: Anthropic, Google, OpenRouter og OpenAI behandler det vi sender, bare for å gi oss et svar. Avtalene våre med dem sier at de ikke bruker det til å trene KI-modellene sine.

Tilbakemeldinger

• Hva: etter levering kan Vinnie spørre hvordan vinylplaten din ble. Det du velger å fortelle oss (en vurdering og en kommentar), lagres sammen med kontoen din.
• Hvorfor: for å forbedre arbeidet vårt. Vi publiserer det ikke. Behandlingsgrunnlag: berettigede interesser.

Anmeldelser og visning av vinylplaten din

• Hvis du legger igjen en anmeldelse på Trustpilot, er Trustpilot ansvarlig for den anmeldelsen. Vi kan vise anmeldelsen din (visningsnavn, bilde hvis du har lagt til et, vurdering, dato og tekst) på nettstedet vårt.
• Vi viser gjerne frem vinylplatene vi lager. Vi viser bare et bilde, en 3D-visualisering eller et motiv av din vinylplate på nettstedet vårt eller i sosiale medier hvis du har krysset av for at vi kan gjøre det. Du kan ombestemme deg når som helst, så fjerner vi det.
• Behandlingsgrunnlag: samtykke (visning av vinylplaten din); berettigede interesser (visning av offentlige anmeldelser).

Besøket ditt på nettstedet

• Hva: IP-adressen din (nummeret som identifiserer internettforbindelsen din), nettlesertype og sidene du ber om.
• Hvorfor: for å vise priser i valutaen din og fraktalternativene for landet ditt (vi finner landet ditt ut fra IP-adressen på vår egen server, med landdata fra IPinfo — vi sender den ikke noe sted og lagrer ikke resultatet knyttet til deg), holde nettstedet sikkert og i drift og hindre misbruk.
• Behandlingsgrunnlag: berettigede interesser.
• Vi bruker ikke Google Analytics, annonsepiksler eller andres verktøy for sporing eller profilering.

Slik måler vi nettstedet (selv, uten andre)

• Hva: et tilfeldig nummer for den besøkende og et tilfeldig besøksnummer (to informasjonskapsler, se nedenfor), sidene du ser på, hvor besøket kom fra (et søk, en av annonsene våre og klikkoden til den, en lenke), land, region og omtrentlig by (beregnet ut fra IP-adressen din på serveren vår, med stedsdata fra DB-IP; selve IP-adressen lagres ikke), enhets- og nettlesertype, hvor raskt sidene lastes, feil på nettstedet og trinnene du går gjennom i designverktøyet og kassen — for eksempel at du åpnet designverktøyet, la en vinylplate i handlekurven, gikk til kassen eller betalte — og bestillingen et besøk førte til.
• Aldri: navn, e-postadresse, adresse eller telefonnummer, bildene dine eller lyden din. For feltene du fyller ut, registrerer vi bare om hvert felt ble fylt ut, aldri hva du skrev.
• Besøksopptak: ved hvert besøk tar vi også opp hvordan sidene ble brukt: hva som var på skjermen, klikk, rulling og musebevegelser. Vi bruker bare opptakene til å feilsøke tekniske problemer og gjøre nettstedet raskere: en knapp som ikke reagerer, en side som ikke fungerer eller lastes sakte, et trinn der noe går galt. De gis aldri til et reklameselskap, brukes aldri til å målrette annonser og brukes aldri til å bygge en profil av deg. Alt som skrives inn på nettstedet, er skjult i opptaket, og det samme gjelder teksten i kassen, på kontoen din og i samtaler med Vinnie. Kortopplysninger legges inn i betalingsleverandørens eget sikre felt, som aldri tas opp. Bildene og lyden du laster opp, og forhåndsvisningen i designverktøyet tas heller ikke opp. Opptak lagres i opptil 90 dager og slettes deretter.
• Hvorfor: for å finne og rette det som ikke fungerer eller går sakte, forstå hvilke sider og trinn i designverktøyet som fungerer, og vite hvilke av annonsene våre som fører til salg.
• Hvem ser det: bare vi. Det lagres på vår egen server og leses av vårt eget markedsføringssystem; ingen andre selskaper mottar det.
• Hvor lenge: enkelthendelser i 90 dager, et sammendrag på én linje av hvert besøk i 25 måneder (slik at vi kan sammenligne én jul med den neste), og deretter bare samlede tall.
• Slå av: bruk «Slå av måling» under Måling på dette nettstedet, rett nedenfor dette avsnittet. Fra da av blir ingenting satt, sendt eller registrert for den nettleseren (vi husker valget med én informasjonskapsel).
• Behandlingsgrunnlag: berettigede interesser (drift og forbedring av nettbutikken). Du kan protestere når som helst via den lenken eller ved å sende oss en e-post.

Påminnelser om handlekurven

• Hva: hvis du begynner i kassen, oppgir e-postadressen din og deretter forlater siden uten å bestille, kan vi sende deg opptil tre korte e-poster om den handlekurven (omtrent én time, én dag og tre dager senere), med en knapp som tar deg tilbake til den.
• De stopper så snart du bestiller, og hver e-post har en avmeldingslenke som stopper dem for godt. De handler bare om handlekurven din, aldri om tilbud eller andre produkter.
• Vi lagrer hvilke påminnelser som ble sendt, og om handlekurven senere ble bestilt, slik at vi aldri sender samme påminnelse to ganger og vet om de hjelper.
• Behandlingsgrunnlag: berettigede interesser; du oppga e-postadressen din som ledd i et kjøp hos oss.

Når du kontakter oss

• Hva: det du sender oss på e-post eller melding, inkludert bilder av en skadet vinylplate.
• Hvorfor / behandlingsgrunnlag: for å hjelpe deg — avtale, eller berettigede interesser hvis det ikke gjelder en bestilling.

Markedsføring

• Vi sender bare markedsføring på e-post hvis du har samtykket, og hver e-post har en avmeldingslenke. E-poster om konto og bestillinger (som «vinylplaten din er sendt») er ikke markedsføring, og du mottar dem uansett. Behandlingsgrunnlag: samtykke.

Opplysninger vi får fra andre steder

• Trustpilot: hvis du anmelder oss der, henter vi det offentlige visningsnavnet ditt, profilbildet ditt, vurderingen, datoen og anmeldelsesteksten fra Trustpilot. Vi kan knytte anmeldelsen til bestillingen din, slik at vi kan vise vinylplaten du skriver om.
• Stripe og transportører: om betalingen din gikk gjennom, og sporingsoppdateringer for pakken din.
• Det tidligere nettstedet vårt: se avsnitt 10.

Barn

• Du må være 18 år eller eldre for å bestille (se vilkårene våre). Nettstedet vårt er ikke rettet mot barn, og vi samler ikke bevisst inn opplysninger fra noen under 13 år.

Våre berettigede interesser, samlet på ett sted

Når vi bruker berettigede interesser som grunnlag, er de: å holde nettstedet sikkert og forebygge svindel og misbruk; rette problemer og forbedre Vinnie (loggene som lagres i 30 dager); vise priser og frakt for landet ditt; forstå tilbakemeldinger om vinylplatene våre; vise offentlige anmeldelser; og forsvare rettskrav.

Vi selger ikke personopplysningene dine. Vi deler dem bare med selskaper som hjelper oss med driften av VinylArt Co, under avtaler som krever at de beskytter opplysningene og bare bruker dem for oss, eller når loven krever det.

Hvis vi en gang selger eller omstrukturerer virksomheten, vil opplysningene dine overføres til den nye eieren under denne samme personvernerklæringen.

Serverne våre er i Tyskland. Storbritannia anerkjenner at EU gir tilstrekkelig beskyttelse, og EU anerkjenner Storbritannia, så opplysninger kan overføres mellom dem uten ekstra dokumentasjon.

Noen av tjenestene i avsnitt 4 er i USA:

• Google, Stripe og Twilio er sertifisert under UK Extension to the EU–US Data Privacy Framework, som britiske myndigheter har godkjent som et tilstrekkelig beskyttelsesnivå.
• Anthropic, OpenAI og OpenRouter omfattes av beskyttelsestiltak i avtaler som bruker International Data Transfer Addendum, godkjent av den britiske tilsynsmyndigheten (og Europakommisjonens standardavtaleklausuler for EU-kunder).
• Royal Mail og UPS mottar leveringsopplysningene dine fordi du har bedt oss om å sende vinylplaten din til den adressen, og internasjonale transportører må videreformidle tollopplysninger til mottakerlandet.

Send oss en e-post hvis du ønsker en kopi av beskyttelsestiltakene vi bruker.

Informasjonskapsler er små filer som et nettsted lagrer i nettleseren din. Vi bruker bare dem nettstedet trenger for å fungere, eller som husker et valg du har gjort. Vi bruker ikke andres informasjonskapsler for analyse eller annonsering, og ingenting på sidene våre rapporterer til Google, Meta eller andre sporingsaktører. Vi måler vårt eget nettsted selv (se «Slik måler vi nettstedet» i avsnitt 3), og bryteren «Slå av måling» under Måling på dette nettstedet (slutten av avsnitt 3) stopper dette. Én ting i tillegg: Hvis du kommer fra en av annonsene våre eller en merket lenke, husker vi det i 90 dager, slik at vi kan se hvilke annonser som førte til et salg. Dette er den eneste sporingen på nettstedet, og den er bare vår. For en bestilling som kom fra en Google-annonse, forteller vi Google Ads hvilket annonseklikk som førte til den, og bestillingens verdi; ingenting annet om deg. For besøkende som finner oss på andre måter, lagres ingenting.

Informasjonskapsler

Ting som lagres i nettleseren din (ikke informasjonskapsler, sendes aldri automatisk til oss)

Du kan slette alt dette i nettleserinnstillingene. Nettstedet vil da bare glemme valgene dine og logge deg ut.

Retten din til å protestere. Når vi bruker opplysningene dine på grunnlag av våre berettigede interesser (avsnitt 3), kan du protestere når som helst. Da stopper vi, med mindre vi har tungtveiende grunner som veier tyngre enn interessene dine (for eksempel å undersøke svindel). Hvis du protesterer mot markedsføring, stopper vi alltid.

Du har også rett til å:

• Få en kopi av personopplysningene vi har om deg.
• Rette opplysninger som er feil.
• Slette opplysningene dine. Vi sletter alt vi ikke er lovpålagt å beholde — for eksempel må vi beholde opplysninger om bestillingen din av skattemessige grunner, så disse lagres i perioden som er oppgitt i avsnitt 6.
• Begrense hvordan vi bruker opplysningene dine, for eksempel mens vi undersøker noe du har fortalt oss.
• Ta med opplysningene dine et annet sted (dataportabilitet) i et vanlig format.
• Trekke tilbake samtykke når som helst, for eksempel til markedsføring på e-post eller visning av vinylplaten din. Dette påvirker ikke det vi gjorde før du trakk det tilbake.
• Be et menneske om å vurdere en avgjørelse som er tatt automatisk om deg (se «Svindelkontroll»).

For å bruke noen av disse rettighetene sender du en e-post til privacy@vinylart.co fra e-postadressen på kontoen din (slik at vi vet at det er deg). Det er gratis. Vi svarer innen én måned. Hvis vi må avklare hvem du er eller hva du ber om, starter måneden når du har gitt oss disse opplysningene. Ved kompliserte forespørsler kan vi trenge opptil to måneder til, og vi forteller deg hvorfor.

Hvis du er misfornøyd med hvordan vi har behandlet opplysningene dine, kan du klage til oss på privacy@vinylart.co. Vi bekrefter innen 30 dager at vi har mottatt klagen, undersøker den grundig og gir deg beskjed om utfallet uten ugrunnet opphold.

Du kan også klage til den britiske tilsynsmyndigheten, Information Commission (tidligere Information Commissioner’s Office) — ico.org.uk, 0303 123 1113. Hvis du bor i EU, kan du klage til personvernmyndigheten i landet ditt — i Spania er det Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Hvis du handlet hos oss via det tidligere nettstedet vårt, har vi overført kundekontoen din (navn, e-postadresse, telefonnummer og adresser) og bestillingshistorikken din, slik at du kan logge inn og se tidligere bestillinger. Vi overførte ikke passordet ditt — du oppretter et nytt neste gang du logger inn — eller gamle designfiler. Vi overførte heller ingen markedsføringspreferanser: Hvis du ønsker markedsføring på e-post fra oss, må du samtykke på nytt. Kontoer som var ufullstendige, duplikater eller åpenbart ikke tilhørte reelle kunder, ble ikke overført og er slettet. Behandlingsgrunnlaget for å overføre kontoen og bestillingene dine er vår berettigede interesse i å fortsette å hjelpe deg som kunde og beholde bestillingsopplysningene våre. Alt i denne personvernerklæringen gjelder for opplysningene dine på samme måte.

Nettstedet vårt bruker kryptering (HTTPS) overalt. Passord lagres som enveis-hasher. Kortopplysninger når aldri frem til oss. Tilgang til kundeopplysninger er begrenset til dem som trenger dem for å lage og sende vinylplaten din, og administrasjonsområdene krever innlogging. Ingen systemer er perfekte — hvis noe går galt og utsetter deg for risiko, varsler vi deg og tilsynsmyndigheten slik loven krever.

Vi oppdaterer denne siden når noe endrer seg, og endrer datoen øverst. Hvis en endring er vesentlig, gir vi deg beskjed på e-post eller på nettstedet før den trer i kraft.

VinylArt Co LTD, Unit 2, 26 Hadfield Road, Cardiff, CF11 8AQ, United Kingdom. E-post: privacy@vinylart.co