Datenschutzerklärung
Ihre Schallplatten sind persönlich – ein Hochzeitssong, eine Sprachnachricht, ein Foto eines geliebten Menschen. Diese Seite erklärt in klarer Sprache, welche Daten wir erheben, wenn Sie VinylArt Co nutzen, warum wir das tun, wer uns bei Ihrer Schallplatte hilft, wie lange wir Daten speichern und wie Sie Ihre Daten zurückbekommen oder löschen lassen können.
Zuletzt aktualisiert: 1. November 2026
Diese Übersetzung wird Ihnen als Hilfestellung zur Verfügung gestellt. Die englische Fassung ist rechtsverbindlich und hat bei Abweichungen Vorrang.
01. Wer wir sind
VinylArt Co wird von VinylArt Co LTD betrieben, einem in England & Wales eingetragenen Unternehmen (Unternehmensnummer 10877872, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 359629450) mit eingetragenem Sitz in Unit 2, 26 Hadfield Road, Cardiff, CF11 8AQ, United Kingdom. Wir sind der „Verantwortliche“ für Ihre personenbezogenen Daten. Das bedeutet, dass wir entscheiden, wie sie verwendet werden, und dafür verantwortlich sind.
- Fragen und Anfragen zum Datenschutz: privacy@vinylart.co
- ICO-Registrierungsnummer: ZB005032
Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten (wir sind dazu nicht verpflichtet). Über die E-Mail-Adresse oben erreichen Sie aber die Menschen hinter dem Unternehmen.
02. Kurz zusammengefasst
- Wir erheben, was wir brauchen, um Ihre Schallplatte herzustellen und zu liefern: Ihre Kontodaten, Ihre Bestellung sowie die Musik, Motive und Texte, die Sie dafür verwenden.
- Wir sehen oder speichern Ihre Kartennummer nie – Stripe wickelt die Zahlung ab.
- Wir nutzen KI von Anthropic und Google sowie OpenRouter und OpenAI für einige kleinere Aufgaben. Was Sie in diesen Tools eingeben, sagen oder hochladen, wird an diese Anbieter gesendet, um eine Antwort zu erhalten.
- Dateien unter „Meine Dateien“ (in Ihrem Konto) bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen oder Ihr Konto geschlossen wird. Wenn Sie ohne Konto bestellen, werden Ihre hochgeladenen Audiodateien 30 Tage nach Fertigstellung des Audios Ihrer Schallplatte gelöscht. Fotos und Motive bleiben bei Ihrer Bestellung gespeichert, damit wir sie nachdrucken oder ersetzen können. Vinnie-Chatprotokolle werden nach 30 Tagen gelöscht.
- Wir verkaufen Ihre Daten nicht, und auf unserer Website gibt es kein Tracking durch Dritte. Wir messen die Nutzung der Website selbst auf unseren eigenen Servern. Dazu gehört eine Aufzeichnung jedes Besuchs, bei der alle Ihre Eingaben ausgeblendet werden. Wir nutzen diese Aufzeichnungen ausschließlich, um technische Probleme zu beheben und die Website schneller zu machen. Sie können all das mit einem Klick unter Messung auf dieser Website deaktivieren (am Ende von Abschnitt 3). Werbe-E-Mails senden wir nur, wenn Sie darum bitten.
- Sie können jederzeit eine Kopie Ihrer Daten oder deren Löschung anfordern.
03. Welche Daten wir erheben, warum und auf welcher Rechtsgrundlage
Das Datenschutzrecht verlangt für jede Verwendung eine rechtliche Grundlage („Rechtsgrundlage“). Wir stützen uns auf: Vertrag (wir benötigen die Daten, um Ihren Auftrag auszuführen), rechtliche Verpflichtung (das Gesetz verpflichtet uns zur Aufbewahrung), berechtigte Interessen (ein nachvollziehbares geschäftliches Interesse, das Ihre Rechte nicht überwiegt – Sie können widersprechen) und Einwilligung (Sie haben zugestimmt und können Ihre Einwilligung widerrufen).
Ihr Konto
- Welche Daten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als nicht umkehrbarer „Hash“ gespeichert – wir können es nicht lesen) und optional Ihre Handynummer. Ihr bevorzugtes Land, Ihre Währung und Sprache. Ihr Guthaben und dessen Verlauf. Gespeicherte Lieferadressen.
- Warum: damit Sie sich anmelden, Designs speichern, Bestellungen abschließen und Ihre Bestellungen einsehen können.
- Rechtsgrundlage: Vertrag.
Anmeldung per SMS
- Welche Daten: Wenn in Ihrem Konto eine Handynummer hinterlegt ist – auch eine, die Sie uns bei einer früheren Bestellung für die Lieferung angegeben haben –, können Sie sich mit einem sechsstelligen Code anmelden, den wir per SMS dorthin senden. Wir speichern den Code nur in unkenntlicher Form. Er ist 5 Minuten gültig, und wir speichern den Versandzeitpunkt.
- Wer sendet die SMS: unser eigenes Werkstattsystem über Twilio (siehe Abschnitt 4).
- Rechtsgrundlage: Vertrag (Schutz Ihres Kontos).
Ihre Bestellung
- Welche Daten: Ihr Name, Ihre Lieferadresse (die auch als Rechnungsadresse dient), Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, falls angegeben, Ihre Bestellung (Produkt, Optionen, Designvorschau, Tracklist), der Preis, etwaige Rabatte oder Gutscheine und eine Stripe-Zahlungsreferenz. Aufzeichnungen zur Umsatzsteuer auf den Verkauf.
- Warum: um Ihre Schallplatte herzustellen, die Zahlung abzuwickeln, sie zu versenden, Probleme oder Rücksendungen zu bearbeiten und die Buchhaltung zu führen.
- Rechtsgrundlage: Vertrag; für Steuerunterlagen außerdem rechtliche Verpflichtung.
- Müssen Sie diese Daten angeben? Wir benötigen Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Lieferadresse, um eine Bestellung anzunehmen – ohne diese Daten können wir Ihre Schallplatte nicht herstellen oder versenden. Ihre Telefonnummer ist optional (Versanddienstleister nutzen sie bei Lieferproblemen).
Zahlung
- Kartendaten werden in ein sicheres Formular von Stripe eingegeben und direkt an Stripe übermittelt. Sie gelangen nie auf unsere Server. Wir erhalten nur eine Zahlungsreferenz, den Betrag und die E-Mail-Adresse Ihres Kontos. Wenn Sie Guthaben aufladen, speichert Stripe außerdem ein Kundenprofil mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse, um Aufladungen Ihrem Konto zuordnen zu können.
- Betrugsprüfung: Stripe prüft Zahlungen automatisch auf Betrug und kann eine Zahlung ohne menschliche Prüfung ablehnen. Sollte Ihnen das passieren, schreiben Sie uns eine E-Mail – ein Mensch wird den Fall prüfen, Sie können sich dazu äußern und die Entscheidung anfechten.
- Rechtsgrundlage: Vertrag; berechtigte Interessen (Betrugsprävention).
Musik, Motive und Texte auf Ihrer Schallplatte
- Welche Daten: hochgeladene Audiodateien, Tracks, die Sie über unsere Musiksuche auswählen, hochgeladene Bilder und Fotos, hinzugefügte Texte (Namen, Daten, Widmungen) sowie Bilder, die Sie mit unseren KI-Motivtools erstellen.
- Warum: um Ihre Schallplatte zu gestalten, das Mastering durchzuführen und die Platte zu schneiden.
- Rechtsgrundlage: Vertrag.
- Bitte laden Sie Fotos und Aufnahmen anderer Personen nur mit deren Erlaubnis hoch. Wenn ein Foto das Gesicht einer Person zeigt, gehen wir sorgsam damit um, nutzen es aber nicht, um jemanden zu identifizieren.
Vinnie (unser Assistent) – Text und Sprache
- Welche Daten: was Sie Vinnie schreiben oder sagen sowie Vinnies Antworten. Wenn Sie angemeldet sind, kennt Vinnie auch Ihren Vornamen und Ihr Land. Nur wenn Sie nach einer Bestellung fragen, kennt Vinnie außerdem deren Nummer, Status, Datumsangaben, Tracking-Link sowie den Zielort und das Zielland (nicht Ihre Straßenadresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer).
- Sprache: Wenn Sie auf das Mikrofon tippen, wird die Aufnahme an Google (oder ersatzweise an OpenAI) gesendet, um sie in Text umzuwandeln. Die Spracherkennung Ihres Browsers zeigt außerdem Live-Untertitel, während Sie sprechen; in Chrome wird sie von Google bereitgestellt. Wir speichern die Audioaufnahme nicht – nur den daraus entstandenen Text.
- Warum: um Ihre Fragen zu beantworten und Ihnen beim Gestalten und Bestellen zu helfen.
- Protokolle: Wir speichern Vinnie-Gesprächsprotokolle für 30 Tage, um Probleme zu beheben und Antworten zu verbessern. Danach werden sie automatisch gelöscht.
- Rechtsgrundlage: Vertrag, wenn Sie Vinnie zum Gestalten oder Bestellen nutzen; berechtigte Interessen für das 30-tägige Protokoll.
- Andere Personen in Ihren hochgeladenen Inhalten: Fotos, Stimmen und Namen anderer Personen (ein Hochzeitssong, eine Nachricht eines Großelternteils) verarbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, die von Ihnen bestellte Schallplatte herzustellen. Sie bestätigen an der Kasse, dass Sie deren Erlaubnis haben. Wir verwenden deren Daten für keinen anderen Zweck.
- Vinnie ist eine KI und kann Fehler machen. Vinnie trifft keine Entscheidungen über Sie, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen haben – Vinnie kann beispielsweise Ihre Bestellung nicht ablehnen und keinen Preis ändern.
- KI-Anbieter: Anthropic, Google, OpenRouter und OpenAI verarbeiten die von uns übermittelten Inhalte ausschließlich, um uns eine Antwort zu liefern. Nach unseren Vereinbarungen mit ihnen verwenden sie diese nicht zum Training ihrer KI-Modelle.
Feedback
- Welche Daten: Nach der Lieferung fragt Vinnie möglicherweise, wie Ihre Schallplatte geworden ist. Was Sie uns freiwillig mitteilen (eine Bewertung und einen Kommentar), wird in Ihrem Konto gespeichert.
- Warum: um unsere Arbeit zu verbessern. Wir veröffentlichen es nicht. Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen.
Bewertungen und das Zeigen Ihrer Schallplatte
- Wenn Sie eine Bewertung auf Trustpilot abgeben, ist Trustpilot für diese Bewertung verantwortlich. Wir können Ihre Bewertung (Anzeigename, gegebenenfalls Profilfoto, Bewertung, Datum und Text) auf unserer Website anzeigen.
- Wir zeigen gerne die Schallplatten, die wir herstellen. Ein Foto, eine 3D-Darstellung oder das Motiv Ihrer Schallplatte zeigen wir auf unserer Website oder in sozialen Medien nur, wenn Sie uns dies durch Ankreuzen des entsprechenden Kästchens erlaubt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, und wir entfernen die Darstellung.
- Rechtsgrundlage: Einwilligung (Zeigen Ihrer Schallplatte); berechtigte Interessen (Anzeigen öffentlicher Bewertungen).
Ihr Besuch auf der Website
- Welche Daten: Ihre IP-Adresse (die Nummer, die Ihren Internetanschluss identifiziert), Ihr Browsertyp und die von Ihnen aufgerufenen Seiten.
- Warum: um Preise in Ihrer Währung und die Versandoptionen für Ihr Land anzuzeigen (wir ermitteln Ihr Land anhand Ihrer IP-Adresse auf unserem eigenen Server mithilfe von Länderdaten von IPinfo – wir übermitteln diese Daten nicht weiter und speichern das Ergebnis nicht personenbezogen), um die Website sicher und funktionsfähig zu halten und Missbrauch zu verhindern.
- Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen.
- Wir verwenden kein Google Analytics, keine Werbepixel und keine Tracking- oder Profiling-Tools Dritter.
Wie wir die Nutzung der Website messen (selbst, ohne Dritte)
- Welche Daten: eine zufällige Besuchernummer und Besuchsnummer (zwei Cookies, siehe unten), die von Ihnen angesehenen Seiten, die Herkunft Ihres Besuchs (eine Suche, eine unserer Anzeigen mit ihrem Klickcode, ein Link), Ihr Land, Ihre Region und Ihr ungefährer Ort (auf unserem Server aus Ihrer IP-Adresse ermittelt, mit Standortdaten von DB-IP; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert), Ihr Geräte- und Browsertyp, Ladezeiten, auftretende Websitefehler sowie Ihre Schritte im Designer und an der Kasse – zum Beispiel, dass Sie den Designer geöffnet, eine Schallplatte in den Warenkorb gelegt, den Bestellvorgang begonnen oder bezahlt haben – und die aus einem Besuch entstandene Bestellung.
- Niemals: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Anschrift oder Telefonnummer, Ihre Fotos oder Ihre Audiodateien. Bei Eingabefeldern erfassen wir nur, ob sie ausgefüllt wurden, niemals Ihre Eingaben.
- Besuchsaufzeichnungen: Bei jedem Besuch zeichnen wir außerdem auf, wie die Seiten genutzt wurden: Bildschirminhalte, Klicks, Scrollen und Mausbewegungen. Diese Aufzeichnungen nutzen wir ausschließlich, um technische Probleme zu beheben und die Website schneller zu machen: eine Schaltfläche, die nicht reagiert, eine fehlerhafte oder langsam ladende Seite, ein Schritt, bei dem etwas schiefgeht. Sie werden niemals an Werbeunternehmen weitergegeben, für gezielte Werbung genutzt oder zur Erstellung eines Profils über Sie verwendet. Alle Eingaben auf der Website werden in der Aufzeichnung ausgeblendet, ebenso die Texte an der Kasse, in Ihrem Konto und in Chats mit Vinnie. Kartendaten werden in das eigene sichere Eingabefeld unseres Zahlungsanbieters eingegeben, das niemals aufgezeichnet wird. Auch Ihre hochgeladenen Fotos und Audiodateien sowie die Vorschau im Designer werden nicht aufgezeichnet. Besuchsaufzeichnungen werden bis zu 90 Tage gespeichert und dann gelöscht.
- Warum: um Fehler und langsame Abläufe zu finden und zu beheben, zu verstehen, welche Seiten und Schritte im Designer funktionieren, und zu erkennen, welche unserer Anzeigen zu Verkäufen führen.
- Wer sieht die Daten: nur wir. Sie werden auf unserem eigenen Server gespeichert und von unserem eigenen Marketingsystem ausgelesen; kein anderes Unternehmen erhält sie.
- Wie lange: einzelne Ereignisse 90 Tage, eine einzeilige Zusammenfassung jedes Besuchs 25 Monate (damit wir ein Weihnachtsgeschäft mit dem nächsten vergleichen können), danach nur noch Gesamtwerte.
- Deaktivieren: Nutzen Sie „Messung deaktivieren“ unter Messung auf dieser Website direkt unter diesem Abschnitt. Ab dann wird für diesen Browser nichts mehr gesetzt, gesendet oder aufgezeichnet (wir speichern Ihre Wahl mit einem Cookie).
- Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen (Betrieb und Verbesserung des Shops). Sie können jederzeit über diesen Link oder per E-Mail widersprechen.
Warenkorberinnerungen
- Welche Daten: Wenn Sie den Bestellvorgang beginnen, Ihre E-Mail-Adresse angeben und die Website dann ohne Bestellung verlassen, senden wir Ihnen möglicherweise bis zu drei kurze E-Mails zu diesem Warenkorb (etwa eine Stunde, einen Tag und drei Tage später), jeweils mit einer Schaltfläche, die Sie zu ihm zurückführt.
- Sie enden, sobald Sie bestellen. Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink, mit dem Sie die Erinnerungen dauerhaft beenden können. Sie beziehen sich ausschließlich auf Ihren Warenkorb, niemals auf Angebote oder andere Produkte.
- Wir speichern, welche Erinnerungen versandt wurden und ob der Warenkorb später bestellt wurde. So senden wir keine Erinnerung doppelt und können feststellen, ob sie helfen.
- Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen; Sie haben uns Ihre E-Mail-Adresse im Rahmen eines Kaufs bei uns mitgeteilt.
Wenn Sie uns kontaktieren
- Welche Daten: alles, was Sie uns per E-Mail oder Nachricht senden, einschließlich Fotos einer beschädigten Schallplatte.
- Warum / Rechtsgrundlage: um Ihnen zu helfen – Vertrag oder berechtigte Interessen, wenn es nicht um eine Bestellung geht.
Werbung
- Wir senden Werbe-E-Mails nur mit Ihrer Einwilligung. Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink. E-Mails zu Ihrem Konto und Ihren Bestellungen (etwa „Ihre Schallplatte wurde versandt“) sind keine Werbung und werden unabhängig davon gesendet. Rechtsgrundlage: Einwilligung.
Daten aus anderen Quellen
- Trustpilot: Wenn Sie uns dort bewerten, erheben wir Ihren öffentlichen Anzeigenamen, Ihr Profilfoto, Ihre Bewertung, das Datum und den Bewertungstext von Trustpilot. Wir können die Bewertung Ihrer Bestellung zuordnen, um die Schallplatte zu zeigen, über die Sie schreiben.
- Stripe und Versanddienstleister: ob Ihre Zahlung erfolgreich war und aktuelle Informationen zur Sendungsverfolgung Ihres Pakets.
- Unsere frühere Website: siehe Abschnitt 10.
Kinder
- Sie müssen mindestens 18 Jahre alt sein, um eine Bestellung aufzugeben (siehe unsere AGB). Unsere Website richtet sich nicht an Kinder, und wir erheben nicht wissentlich Daten von Personen unter 13 Jahren.
Unsere berechtigten Interessen im Überblick
Wo wir uns auf berechtigte Interessen stützen, sind dies: die Sicherheit der Website und die Verhinderung von Betrug und Missbrauch; die Behebung von Problemen und die Verbesserung von Vinnie (die 30-tägigen Protokolle); die Anzeige von Preisen und Versandoptionen für Ihr Land; das Verstehen von Feedback zu unseren Schallplatten; das Anzeigen öffentlicher Bewertungen und die Abwehr von Rechtsansprüchen.
Messung auf dieser Website
Wir messen die Besuche auf dieser Website selbst, auf unserem eigenen Server. Kein anderes Unternehmen kann diese Daten einsehen (Abschnitt 3 erklärt, was wir zählen). Mit dem Schalter unten können Sie die Messung für diesen Browser aus- und wieder einschalten.
04. Wer uns hilft (und einige Ihrer Daten erhält)
Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben sie nur an Unternehmen weiter, die uns beim Betrieb von VinylArt Co helfen und vertraglich verpflichtet sind, sie zu schützen und nur für uns zu verwenden, oder wenn das Gesetz es verlangt.
| Wer | Was der Anbieter für uns tut | Welche Daten er erhält | Wo |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online | Hosting unserer Website, Datenbanken, Dateispeicher und Backups | Alle bei uns gespeicherten Daten | Deutschland (Falkenstein) |
| Stripe | Karten- und Wallet-Zahlungen (Karten, Apple Pay, Google Pay, Link) | Kartendaten (direkt von Ihnen), Betrag, Ihre E-Mail-Adresse; Name + E-Mail-Adresse bei Guthabenaufladungen | USA / Irland |
| PayPal und Klarna | Alternative Zahlungsarten, soweit angeboten. Sie sind eigenständige Verantwortliche: Für die Daten, die Sie ihnen geben, gelten ihre eigenen Datenschutzhinweise | Ihre Zahlungsdaten und bei Klarna die für die Kreditentscheidung erforderlichen Daten | EU / USA |
| Anthropic (Claude API) | Vinnie, unser Assistent | Was Sie Vinnie schreiben oder sagen, Vinnies Antworten zum Bestellstatus | USA |
| Google (Gemini API) | Bilder und Umwandlung von Sprache in Text | Prompts, Bilder und Fotos, die Sie in die KI-Tools hochladen, Sprachaufnahmen, Playlist-Texte und Screenshots | USA / weltweit |
| Google (Chrome-Spracherkennung) | Live-Untertitel, während Sie mit Vinnie sprechen (nur Chrome) | Ihre Stimme über Ihren Browser | USA / weltweit |
| OpenAI | Ersatzdienst für die Umwandlung von Sprache in Text | Die Sprachaufnahme | USA |
| OpenRouter | Kleinere Prüfungen (Prompts, Namen, Feedback) | Prompt- und Feedbacktexte | USA |
| Twilio | SMS-Versand (Anmeldecodes, „Ihre Bestellung wurde versandt“) | Ihre Handynummer und die Nachricht | USA |
| Royal Mail, UPS | Lieferung Ihrer Schallplatte | Name, Lieferadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse (für Informationen zur Sendungsverfolgung), Zolldaten bei internationalen Bestellungen | Vereinigtes Königreich / USA / Portugal |
| Apple | Musiksuche und 30-sekündige Hörproben | Suchbegriffe (von unserem Server); Ihre IP-Adresse, wenn Ihr Browser eine Hörprobe abspielt oder ein Coverbild lädt | USA |
| Google Fonts | Schriftarten im Schallplatten-Designer | Ihre IP-Adresse und Ihr Browsertyp, wenn Sie den Designer öffnen | USA |
| Trustpilot | Unabhängige Bewertungen (eigenständiger Verantwortlicher) | Nichts von uns – nur das, was Sie dort veröffentlichen | Dänemark / weltweit |
| Google Workspace | Unsere geschäftlichen E-Mails | E-Mails, die Sie uns senden, und E-Mails, die wir Ihnen senden | USA / EU |
| Google Ads | Zeigt uns, welche unserer Anzeigen zu einer Bestellung geführt haben | Bei einer Bestellung über eine unserer Google-Anzeigen: den Klickcode der Anzeige und den Bestellwert. Keine weiteren Daten über Sie | USA |
| WhatsApp (Meta), Telegram | Chat mit Vinnie, nur wenn Sie uns dort eine Nachricht senden möchten | Ihre Nachrichten, Ihre Telefonnummer oder Ihr Benutzername und alles, was Sie im Chat senden | USA / weltweit |
| Unsere Steuerberatung, HMRC, Polizei oder Gerichte | Nur wenn gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz unserer Rechte | Die Daten, auf die ein Anspruch besteht | Vereinigtes Königreich |
Sollten wir das Unternehmen verkaufen oder umstrukturieren, würden Ihre Daten unter dieser unveränderten Datenschutzerklärung auf den neuen Eigentümer übergehen.
05. Datenübermittlung außerhalb des Vereinigten Königreichs und der EU
Unsere Server stehen in Deutschland. Das Vereinigte Königreich erkennt das Schutzniveau der EU als angemessen an, und die EU erkennt das des Vereinigten Königreichs an. Daher können Daten ohne zusätzliche Formalitäten zwischen beiden übermittelt werden.
Einige der Dienste in Abschnitt 4 befinden sich in den USA:
- Google, Stripe und Twilio sind im Rahmen der UK Extension to the EU–US Data Privacy Framework zertifiziert, deren Schutzniveau die britische Regierung als angemessen anerkannt hat.
- Anthropic, OpenAI und OpenRouter sind durch Verträge abgesichert, die das von der britischen Aufsichtsbehörde genehmigte International Data Transfer Addendum verwenden (und für Kunden in der EU die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission).
- Royal Mail und UPS erhalten Ihre Lieferdaten, weil Sie uns beauftragt haben, Ihre Schallplatte an diese Adresse zu senden. Internationale Versanddienstleister müssen Zolldaten an das Zielland weitergeben.
Schreiben Sie uns eine E-Mail, wenn Sie eine Kopie der von uns verwendeten Schutzgarantien wünschen.
06. Wie lange wir Daten speichern
| Welche Daten | Wie lange |
|---|---|
| Ihr Konto (Anmeldedaten, gespeicherte Adressen, Einstellungen) | Solange Sie es nutzen. Wenn Sie 2 Jahre lang weder eine Bestellung aufgeben noch sich anmelden, löschen wir das Konto, nachdem wir Sie zuvor per E-Mail informiert haben |
| Bestell- und Rechnungsunterlagen | 6 Jahre nach Ende des Steuerjahres des Verkaufs (britisches Steuerrecht; 10 Jahre für EU-Verkäufe im Rahmen des Umsatzsteuer-One-Stop-Shops), danach gelöscht |
| Für eine Bestellung ohne Konto hochgeladene Audiodateien | Werden 30 Tage, nachdem das Audio Ihrer Bestellung fertiggestellt und Ihnen bereitgestellt wurde, gelöscht |
| In einer Bestellung verwendete Fotos und Motive | Bleiben bei der Bestellung gespeichert, damit wir sie nachdrucken oder ersetzen können. Auf Wunsch löschen wir sie, sobald Ihre Bestellung abgeschlossen ist |
| Dateien unter „Meine Dateien“ (in Ihrem Konto) | Bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen oder Ihr Konto geschlossen wird. Von Ihnen gelöschte Dateien werden sofort entfernt; Dateien, die Teil einer Bestellung sind, können Sie jedoch nicht löschen |
| Ohne Konto hochgeladene, nie verwendete Dateien | Werden 14 Tage nach der letzten Nutzung gelöscht |
| Gespeicherte Designs, die Sie nicht bestellt haben | Werden mit Ihrem Konto gelöscht (siehe oben) oder früher, wenn Sie sie selbst löschen |
| Fertiges Audio nach dem Mastering und zugehöriger Download-Link | Bleiben gespeichert, damit wir bei Bedarf Ersatz herstellen können. Auf Wunsch löschen wir sie |
| Vinnie-Gesprächsprotokolle | 30 Tage |
| Anmeldecodes per SMS | 24 Stunden |
| Website-Serverprotokolle (IP-Adresse, Browser, aufgerufene Seite) | 14 Tage |
| Einwilligung zum Zeigen Ihrer Schallplatte | Bis zu Ihrem Widerruf; wir dokumentieren, wann Sie die Einwilligung erteilt haben |
| Besuchsaufzeichnungen | Bis zu 90 Tage, danach gelöscht |
| Messung der Websitenutzung | Einzelne Ereignisse 90 Tage; eine einzeilige Zusammenfassung jedes Besuchs 25 Monate; danach nur noch Gesamtwerte |
| Aufzeichnungen zu Warenkorberinnerungen | Welche Erinnerungen versandt wurden und ob der Warenkorb bestellt wurde; gespeichert zusammen mit den Daten Ihres Warenkorbs |
| Backups | Tägliche Datenbank-Backups werden 10 Tage aufbewahrt, zusätzlich ein monatliches Backup für 12 Monate. Eine gelöschte Datei verbleibt 30 Tage im Datei-Backup. Daten, um deren Löschung Sie bitten, sind somit innerhalb von 12 Monaten aus allen Backups entfernt |
08. Ihre Rechte
Ihr Widerspruchsrecht. Wenn wir Ihre Daten aufgrund unserer berechtigten Interessen verwenden (Abschnitt 3), können Sie jederzeit widersprechen. Wir beenden die Verarbeitung dann, sofern keine zwingenden Gründe vorliegen, die Ihre Interessen überwiegen (zum Beispiel die Untersuchung eines Betrugsfalls). Wenn Sie der Verarbeitung zu Werbezwecken widersprechen, stellen wir diese immer ein.
Sie haben außerdem das Recht:
- Eine Kopie der personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie speichern.
- Unrichtige Daten berichtigen zu lassen.
- Ihre Daten löschen zu lassen. Wir löschen alles, was wir nicht gesetzlich aufbewahren müssen. Zum Beispiel müssen wir Ihre Bestellunterlagen für Steuerzwecke aufbewahren; diese bleiben daher für den in Abschnitt 6 genannten Zeitraum gespeichert.
- Die Nutzung Ihrer Daten einschränken zu lassen, zum Beispiel während wir eine Mitteilung von Ihnen überprüfen.
- Ihre Daten in einem gängigen Format mitzunehmen (Datenübertragbarkeit).
- Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, etwa für Werbe-E-Mails oder das Zeigen Ihrer Schallplatte. Dies berührt nicht die Verarbeitung vor Ihrem Widerruf.
- Eine menschliche Überprüfung zu verlangen, wenn eine Entscheidung über Sie automatisch getroffen wurde (siehe „Betrugsprüfung“).
Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie von der in Ihrem Konto hinterlegten E-Mail-Adresse an privacy@vinylart.co (damit wir wissen, dass Sie es sind). Dies ist kostenlos. Wir antworten innerhalb eines Monats. Wenn wir Ihre Identität oder den Inhalt Ihrer Anfrage klären müssen, beginnt dieser Monat, sobald Sie uns die nötigen Angaben gemacht haben. Bei komplexen Anfragen benötigen wir möglicherweise bis zu zwei weitere Monate und teilen Ihnen den Grund dafür mit.
09. Beschwerden
Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Daten unzufrieden sind, können Sie sich unter privacy@vinylart.co bei uns beschweren. Wir bestätigen den Eingang Ihrer Beschwerde innerhalb von 30 Tagen, prüfen sie gründlich und teilen Ihnen das Ergebnis ohne unangemessene Verzögerung mit.
Sie können sich auch bei der britischen Aufsichtsbehörde, der Information Commission (ehemals Information Commissioner’s Office), beschweren – ico.org.uk, 0303 123 1113. Wenn Sie in der EU leben, können Sie sich bei der Datenschutzbehörde Ihres Landes beschweren – in Spanien bei der Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).
10. Wenn Sie über unsere frühere Website bestellt haben
Wenn Sie über unsere frühere Website bei uns gekauft haben, haben wir Ihr Kundenkonto (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adressen) und Ihren Bestellverlauf übernommen, damit Sie sich anmelden und Ihre früheren Bestellungen einsehen können. Ihr Passwort haben wir nicht übernommen – bei Ihrer nächsten Anmeldung legen Sie ein neues fest. Alte Designdateien haben wir ebenfalls nicht übernommen. Auch Ihre Werbeeinstellungen wurden nicht übernommen: Wenn Sie Werbe-E-Mails von uns erhalten möchten, müssen Sie erneut einwilligen. Unvollständige oder doppelte Konten sowie Konten, die eindeutig nicht zu echten Kunden gehörten, wurden nicht übertragen und gelöscht. Die Rechtsgrundlage für die Übernahme Ihres Kontos und Ihrer Bestellungen ist unser berechtigtes Interesse, Ihnen weiterhin unsere Leistungen anzubieten und unsere Bestellunterlagen aufzubewahren. Alle Regelungen dieser Datenschutzerklärung gelten gleichermaßen für Ihre Daten.
11. Wie wir Ihre Daten schützen
Unsere Website ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden als nicht umkehrbare Hashes gespeichert. Kartendaten gelangen nie zu uns. Zugriff auf Kundendaten haben nur die Personen, die diese zur Herstellung und zum Versand Ihrer Schallplatte benötigen. Für Administrationsbereiche ist eine Anmeldung erforderlich. Kein System ist perfekt – wenn etwas schiefgeht, das ein Risiko für Sie darstellt, informieren wir Sie und die Aufsichtsbehörde nach den gesetzlichen Vorgaben.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wenn sich etwas ändert, aktualisieren wir diese Seite und das Datum oben. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder auf der Website, bevor sie in Kraft treten.
13. Kontakt
VinylArt Co LTD, Unit 2, 26 Hadfield Road, Cardiff, CF11 8AQ, United Kingdom. E-Mail: privacy@vinylart.co