Integritetspolicy

VinylArt Co drivs av VinylArt Co LTD, ett företag registrerat i England & Wales (företagsnummer 10877872, momsregistreringsnummer 359629450), med registrerad adress Unit 2, 26 Hadfield Road, Cardiff, CF11 8AQ, United Kingdom. Vi är ”personuppgiftsansvariga” för dina personuppgifter. Det betyder att vi bestämmer hur de används och ansvarar för dem.

• Frågor och begäranden om integritet: privacy@vinylart.co
• Registreringsnummer hos ICO: ZB005032

Vi har inget dataskyddsombud (det är vi inte skyldiga att ha), men e-postadressen ovan når personerna bakom verksamheten.

• Vi samlar in det vi behöver för att tillverka och leverera din vinylskiva: ditt konto, din beställning och den musik, de motiv och de texter du lägger på skivan.
• Vi ser eller sparar aldrig ditt kortnummer — Stripe hanterar betalningen.
• Vi använder AI från Anthropic och Google, samt OpenRouter och OpenAI för några mindre uppgifter. Det du skriver, säger eller laddar upp till de verktygen skickas till dem för att få ett svar.
• Filer i Mina filer (ditt konto) sparas tills du raderar dem eller ditt konto avslutas. Om du beställer utan konto raderas ljudet du laddar upp 30 dagar efter att ljudet till din skiva är färdigt. Foton och motiv sparas med beställningen så att vi kan trycka om dem eller ersätta skivan. Chattloggar med Vinnie raderas efter 30 dagar.
• Vi säljer inte dina uppgifter och ingen annans spårning finns på vår webbplats. Vi mäter själva hur webbplatsen används, på våra egna servrar. Det omfattar en inspelning av varje besök, där allt du skriver är dolt. Vi använder inspelningarna enbart för att felsöka tekniska problem och göra webbplatsen snabbare. Du kan stänga av allt med ett klick under Mätning på den här webbplatsen (i slutet av avsnitt 3). Vi skickar bara marknadsföring via e-post om du ber om det.
• Du kan när som helst be om en kopia av dina uppgifter eller om att få dem raderade.

Enligt dataskyddslagstiftningen behöver vi en rättslig grund för varje användning. Vi stöder oss på: avtal (vi behöver uppgifterna för att göra det du har bett om), rättslig förpliktelse (lagen kräver att vi sparar dem), berättigade intressen (ett rimligt verksamhetsbehov som inte väger tyngre än dina rättigheter — du kan invända) och samtycke (du har sagt ja och kan ändra dig).

Ditt konto

• Vad: namn, e-postadress, lösenord (sparas enbart som ett ”hashvärde” som inte kan omvandlas tillbaka till lösenordet — vi kan inte läsa lösenordet) och, om du vill, ditt mobilnummer. Ditt val av land, valuta och språk. Ditt tillgodohavande och dess historik. Sparade leveransadresser.
• Varför: för att du ska kunna logga in, spara designer, handla i kassan och se dina beställningar.
• Rättslig grund: avtal.

Inloggning via sms

• Vad: om ditt konto har ett mobilnummer — även ett nummer du har angett för leverans av en tidigare beställning — kan du logga in med en sexsiffrig kod som vi skickar via sms. Vi sparar koden endast i oläsbar form. Den fungerar i 5 minuter och vi sparar tidpunkten då den skickades.
• Vem skickar det: vårt eget verkstadssystem, via Twilio (se avsnitt 4).
• Rättslig grund: avtal (för att hålla ditt konto säkert).

Din beställning

• Vad: ditt namn, din leveransadress (används även som faktureringsadress), e-postadress, telefonnummer om du anger det, vad du beställde (produkt, tillval, förhandsvisning av designen, låtlista), priset, eventuell rabatt eller eventuellt presentkort samt en betalningsreferens från Stripe. Underlag för skatt (moms) på försäljningen.
• Varför: för att tillverka din vinylskiva, ta betalt, skicka den, lösa problem eller hantera returer och sköta bokföringen.
• Rättslig grund: avtal samt rättslig förpliktelse för skatteunderlag.
• Måste du lämna uppgifterna? Vi behöver ditt namn, din e-postadress och din leveransadress för att ta emot en beställning — utan dem kan vi inte tillverka eller skicka din skiva. Telefonnummer är frivilligt (transportörer använder det vid leveransproblem).

Betalning

• Kortuppgifter anges i ett säkert formulär från Stripe och går direkt till Stripe. De passerar aldrig våra servrar. Vi får bara en betalningsreferens, beloppet och e-postadressen för ditt konto. Om du fyller på ditt tillgodohavande sparar Stripe också en kundprofil med ditt namn och din e-postadress för att kunna koppla påfyllningar till ditt konto.
• Bedrägerikontroller: Stripe kontrollerar automatiskt betalningar för att upptäcka bedrägerier och kan neka en betalning utan att en person granskar den. Om det händer dig kan du mejla oss — en person granskar då ärendet, du får förklara och du kan bestrida beslutet.
• Rättslig grund: avtal; berättigade intressen (att förhindra bedrägerier).

Musiken, motiven och texterna på din vinylskiva

• Vad: ljudfiler du laddar upp, spåren du väljer via vår musiksökning, bilder och foton du laddar upp, text du lägger till (namn, datum, hälsningar) och bilder du skapar med våra AI-verktyg för motiv.
• Varför: för att designa, mastra och gravera din vinylskiva.
• Rättslig grund: avtal.
• Ladda bara upp foton och inspelningar av andra personer om du har deras tillåtelse. Om ett foto visar någons ansikte behandlar vi det varsamt, men vi använder det inte för att identifiera någon.

Vinnie (vår assistent) — text och röst

• Vad: det du skriver eller säger till Vinnie och Vinnies svar. Om du är inloggad känner Vinnie också till ditt förnamn och land och — bara om du frågar om en beställning — den beställningens nummer, status, datum, spårningslänk samt orten och landet den ska till (inte din gatuadress, e-postadress eller ditt telefonnummer).
• Röst: när du trycker på mikrofonen skickas inspelningen till Google (eller OpenAI som reserv) för att omvandlas till text. Webbläsarens egen taligenkänning visar också textning i realtid medan du pratar. I Chrome tillhandahålls den av Google. Vi sparar inte ljudet — bara texten som skapas.
• Varför: för att svara på dina frågor och hjälpa dig att designa och beställa.
• Loggar: vi sparar en logg över samtal med Vinnie i 30 dagar så att vi kan lösa problem och förbättra svaren. Sedan raderas den automatiskt.
• Rättslig grund: avtal när du använder Vinnie för att designa eller beställa; berättigade intressen för loggen som sparas i 30 dagar.
• Andra personer i det du laddar upp: foton, röster och namn som tillhör andra (en bröllopslåt, ett meddelande från en mor- eller farförälder) behandlas med stöd av vårt berättigade intresse av att tillverka den vinylskiva du har bett om. I kassan bekräftar du att du har deras tillåtelse, och vi använder inte deras uppgifter till något annat.
• Vinnie är en AI och kan göra fel. Vinnie fattar inga beslut om dig som får rättsliga eller liknande betydande konsekvenser — Vinnie kan till exempel inte neka din beställning eller ändra ett pris.
• AI-leverantörer: Anthropic, Google, OpenRouter och OpenAI behandlar det vi skickar enbart för att ge oss ett svar. Enligt våra avtal med dem använder de det inte för att träna sina AI-modeller.

Synpunkter

• Vad: efter leveransen kan Vinnie fråga hur din vinylskiva blev. Det du väljer att berätta (ett betyg och en kommentar) sparas med ditt konto.
• Varför: för att förbättra vårt arbete. Vi publicerar det inte. Rättslig grund: berättigade intressen.

Omdömen och att visa din vinylskiva

• Om du lämnar ett omdöme på Trustpilot ansvarar Trustpilot för det omdömet. Vi kan visa ditt omdöme (ditt visningsnamn, foto om du har lagt till ett, betyg, datum och text) på vår webbplats.
• Vi visar gärna upp de vinylskivor vi tillverkar. Vi visar bara ett foto, en 3D-bild eller motivet från din skiva på vår webbplats eller i sociala medier om du har kryssat i rutan som ger oss tillåtelse. Du kan ändra dig när som helst, så tar vi bort det.
• Rättslig grund: samtycke (att visa din skiva); berättigade intressen (att visa offentliga omdömen).

Ditt besök på webbplatsen

• Vad: din IP-adress (numret som identifierar din internetanslutning), typ av webbläsare och sidorna du begär.
• Varför: för att visa priser i din valuta och fraktalternativ för ditt land (vi tar reda på ditt land utifrån din IP-adress på vår egen server, med landsdata från IPinfo — vi skickar den inte vidare och sparar inte resultatet kopplat till dig), hålla webbplatsen säker och fungerande samt stoppa missbruk.
• Rättslig grund: berättigade intressen.
• Vi använder inte Google Analytics, annonspixlar eller någon annans verktyg för spårning eller profilering.

Hur vi mäter webbplatsen (själva, utan andra)

• Vad: ett slumpmässigt besökarnummer och besöksnummer (två cookies, se nedan), sidorna du tittar på, varifrån besöket kom (en sökning, en av våra annonser och dess klickkod, en länk), ditt land, din region och ungefärliga ort (beräknat utifrån din IP-adress på vår server med platsdata från DB-IP; själva IP-adressen sparas inte), din typ av enhet och webbläsare, hur snabbt sidorna laddas, fel som uppstår på webbplatsen samt stegen du tar i designverktyget och kassan — till exempel att du öppnade designverktyget, lade en vinylskiva i varukorgen, gick till kassan eller betalade — och beställningen som ett besök ledde till.
• Aldrig: ditt namn, din e-postadress, adress eller ditt telefonnummer, dina foton eller ditt ljud. För fälten du fyller i noterar vi bara om de fylldes i, aldrig vad du skrev.
• Besöksinspelningar: vid varje besök spelar vi också in hur sidorna används: vad som visades på skärmen, klick, rullning och musrörelser. Vi använder inspelningarna enbart för att felsöka tekniska problem och göra webbplatsen snabbare: en knapp som inte svarar, en sida som slutar fungera eller laddas långsamt, ett steg där något går fel. De lämnas aldrig till ett annonsföretag, används aldrig för att rikta annonser och används aldrig för att bygga en profil av dig. Allt som skrivs på webbplatsen döljs i en inspelning, liksom texten i kassan, på ditt konto och i chattar med Vinnie. Kortuppgifter anges i vår betalleverantörs eget säkra fält, som aldrig spelas in. Inte heller foton och ljud du laddar upp eller förhandsvisningen i designverktyget spelas in. Inspelningarna sparas i upp till 90 dagar och raderas sedan.
• Varför: för att hitta och åtgärda det som inte fungerar eller är långsamt, förstå vilka sidor och steg i designverktyget som fungerar och veta vilka av våra annonser som leder till försäljning.
• Vem ser det: bara vi. Det skrivs till vår egen server och läses av vårt eget marknadsföringssystem. Inget annat företag får det.
• Hur länge: enskilda händelser i 90 dagar, en sammanfattning på en rad av varje besök i 25 månader (så att vi kan jämföra en jul med nästa) och därefter bara totalsiffror.
• Stänga av: använd ”Stäng av mätning” under Mätning på den här webbplatsen, precis nedanför det här avsnittet. Därefter placeras, skickas eller registreras ingenting för den webbläsaren (vi kommer ihåg valet med en cookie).
• Rättslig grund: berättigade intressen (att driva och förbättra butiken). Du kan när som helst invända via länken eller genom att mejla oss.

Påminnelser om varukorgen

• Vad: om du börjar handla i kassan, anger din e-postadress och sedan lämnar sidan utan att beställa kan vi skicka upp till tre korta e-postmeddelanden om varukorgen (ungefär en timme, en dag och tre dagar senare), med en knapp som tar dig tillbaka till den.
• De upphör så fort du beställer, och varje meddelande har en avregistreringslänk som stoppar dem helt. De handlar bara om din varukorg, aldrig om erbjudanden eller andra produkter.
• Vi sparar vilka påminnelser som har skickats och om varukorgen senare ledde till en beställning, så att vi aldrig skickar samma påminnelse två gånger och vet om de hjälper.
• Rättslig grund: berättigade intressen; du gav oss din e-postadress i samband med att du handlade hos oss.

När du kontaktar oss

• Vad: det du skickar till oss via e-post eller meddelanden, inklusive foton av en skadad vinylskiva.
• Varför / rättslig grund: för att hjälpa dig — avtal, eller berättigade intressen om det inte gäller en beställning.

Marknadsföring

• Vi skickar bara marknadsföring via e-post om du aktivt tackar ja, och varje meddelande har en avregistreringslänk. E-post om ditt konto och dina beställningar (som ”din vinylskiva har skickats”) är inte marknadsföring och skickas oavsett. Rättslig grund: samtycke.

Uppgifter vi får från andra håll

• Trustpilot: om du lämnar ett omdöme om oss där hämtar vi ditt offentliga visningsnamn, profilfoto, betyg, datum och omdömestext från Trustpilot. Vi kan koppla omdömet till din beställning så att vi kan visa vinylskivan du skriver om.
• Stripe och transportörer: om betalningen gick igenom samt spårningsuppdateringar för ditt paket.
• Vår tidigare webbplats: se avsnitt 10.

Barn

• Du måste vara minst 18 år för att beställa (se våra villkor). Webbplatsen riktar sig inte till barn och vi samlar inte medvetet in uppgifter från någon under 13 år.

Våra berättigade intressen, samlade på ett ställe

När vi stöder oss på berättigade intressen är de: att hålla webbplatsen säker och förhindra bedrägerier och missbruk; lösa problem och förbättra Vinnie (loggarna som sparas i 30 dagar); visa priser och frakt för ditt land; förstå synpunkter på våra vinylskivor; visa offentliga omdömen; och försvara oss mot rättsliga anspråk.

Vi säljer inte dina personuppgifter. Vi delar dem bara med företag som hjälper oss att driva VinylArt Co, enligt avtal som kräver att de skyddar uppgifterna och använder dem enbart för vår räkning, eller när lagen kräver det.

Om vi någon gång säljer eller omstrukturerar verksamheten överförs dina uppgifter till den nya ägaren enligt samma policy.

Våra servrar finns i Tyskland. Storbritannien erkänner att EU ger ett adekvat skydd, och EU erkänner att Storbritannien gör det. Uppgifter kan därför överföras mellan dem utan extra dokumentation.

Några av tjänsterna i avsnitt 4 finns i USA:

• Google, Stripe och Twilio är certifierade enligt UK Extension to the EU–US Data Privacy Framework, som den brittiska regeringen har godkänt som ett adekvat skydd.
• Anthropic, OpenAI och OpenRouter omfattas av skydd genom avtal som använder International Data Transfer Addendum, godkänt av den brittiska tillsynsmyndigheten (och EU-kommissionens standardavtalsklausuler för kunder i EU).
• Royal Mail och UPS får dina leveransuppgifter eftersom du har bett oss att skicka din vinylskiva till den adressen. Internationella transportörer måste dessutom lämna tulluppgifter till destinationslandet.

Mejla oss om du vill ha en kopia av de skyddsåtgärder vi använder.

Cookies är små filer som en webbplats sparar i din webbläsare. Vi använder bara sådana som behövs för att webbplatsen ska fungera eller för att komma ihåg ett val du har gjort. Vi använder inte någon annans analys- eller annonscookies, och inget på våra sidor rapporterar till Google, Meta eller någon annan spårningstjänst. Vi mäter vår egen webbplats själva (se ”Hur vi mäter webbplatsen” i avsnitt 3), och reglaget ”Stäng av mätning” under Mätning på den här webbplatsen (i slutet av avsnitt 3) stoppar det. Ett undantag finns: om du kommer från en av våra annonser eller en taggad länk kommer vi ihåg det i 90 dagar så att vi kan se vilka annonser som ledde till försäljning. Det är den enda spårningen på webbplatsen och den är enbart vår. För en beställning som kom från en Google-annons berättar vi för Google Ads vilket av deras annonsklick som ledde till den och beställningens värde, men inget annat om dig. För besökare som hittar oss på något annat sätt sparas inget sådant.

Cookies

Sådant som sparas i din webbläsare (inte cookies, skickas aldrig automatiskt till oss)

Du kan radera allt detta i webbläsarens inställningar. Webbplatsen glömmer då bara dina val och loggar ut dig.

Din rätt att invända. När vi använder dina uppgifter med stöd av våra berättigade intressen (avsnitt 3) kan du invända när som helst. Då slutar vi, om vi inte har starka skäl som väger tyngre än dina intressen (till exempel att utreda bedrägerier). Om du invänder mot marknadsföring slutar vi alltid.

Du har också rätt att:

• Få en kopia av de personuppgifter vi har om dig.
• Rätta sådant som är fel.
• Radera dina uppgifter. Vi raderar allt vi inte måste spara enligt lag — vi måste till exempel spara underlag om din beställning för skatteändamål, så de finns kvar under den tid som anges i avsnitt 6.
• Begränsa hur vi använder dina uppgifter, till exempel medan vi kontrollerar något du har berättat för oss.
• Flytta dina uppgifter (dataportabilitet) i ett vanligt format.
• Återkalla samtycke när som helst, till exempel till marknadsföring via e-post eller till att visa din vinylskiva. Det påverkar inte det vi gjorde innan du återkallade samtycket.
• Be en person granska ett automatiserat beslut om dig (se ”Bedrägerikontroller”).

För att använda någon av dessa rättigheter mejlar du privacy@vinylart.co från e-postadressen på ditt konto (så att vi vet att det är du). Det är kostnadsfritt. Vi svarar inom en månad. Om vi behöver kontrollera vem du är eller vad du begär börjar månaden räknas när du har lämnat den informationen. Vid komplicerade begäranden kan vi behöva upp till två månader till och berättar då varför.

Om du är missnöjd med hur vi har hanterat dina uppgifter kan du lämna ett klagomål till oss på privacy@vinylart.co. Vi bekräftar att vi har fått ditt klagomål inom 30 dagar, utreder det ordentligt och meddelar resultatet utan onödigt dröjsmål.

Du kan också klaga till den brittiska tillsynsmyndigheten Information Commission (tidigare Information Commissioner’s Office) — ico.org.uk, 0303 123 1113. Om du bor i EU kan du klaga till dataskyddsmyndigheten i ditt land — i Spanien är det Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Om du handlade hos oss via vår tidigare webbplats har vi flyttat över ditt kundkonto (namn, e-postadress, telefonnummer och adresser) och din beställningshistorik, så att du kan logga in och se dina tidigare beställningar. Vi flyttade inte över ditt lösenord — du får ange ett nytt nästa gång du loggar in — eller gamla designfiler. Vi flyttade inte heller över några marknadsföringsval: om du vill få marknadsföring via e-post från oss behöver du tacka ja igen. Konton som var ofullständiga, dubbletter eller uppenbart inte tillhörde riktiga kunder flyttades inte och har raderats. Vår rättsliga grund för att flytta ditt konto och dina beställningar är vårt berättigade intresse av att fortsätta hjälpa dig och bevara våra beställningsunderlag. Allt i den här policyn gäller dina uppgifter på samma sätt.

Hela webbplatsen använder kryptering (HTTPS). Lösenord sparas som hashvärden som inte kan omvandlas tillbaka till lösenorden. Kortuppgifter når oss aldrig. Tillgången till kunduppgifter är begränsad till de personer som behöver dem för att tillverka och skicka din vinylskiva, och administrationsdelarna kräver inloggning. Inget system är perfekt — om något går fel som utsätter dig för risk meddelar vi dig och tillsynsmyndigheten enligt lagens krav.

Vi uppdaterar den här sidan när något ändras och ändrar datumet längst upp. Om en ändring är betydande meddelar vi dig via e-post eller på webbplatsen innan den börjar gälla.

VinylArt Co LTD, Unit 2, 26 Hadfield Road, Cardiff, CF11 8AQ, United Kingdom. E-post: privacy@vinylart.co