Privatlivspolitik

VinylArt Co drives af VinylArt Co LTD, et selskab registreret i England og Wales (selskabsnummer 10877872, momsnummer 359629450), med hjemstedsadresse på Unit 2, 26 Hadfield Road, Cardiff, CF11 8AQ, United Kingdom. Vi er »dataansvarlige« for dine personoplysninger, hvilket betyder, at vi bestemmer, hvordan de bruges, og har ansvaret for dem.

• Spørgsmål og anmodninger om personoplysninger: privacy@vinylart.co
• Registreringsnummer hos ICO: ZB005032

Vi har ikke en databeskyttelsesrådgiver (det er vi ikke forpligtede til), men e-mailadressen ovenfor går til virksomhedens ledelse.

• Vi indsamler det, vi skal bruge for at lave og levere din vinylplade: din konto, din ordre og den musik, grafik og tekst, du sætter på den.
• Vi ser eller gemmer aldrig dit kortnummer — Stripe håndterer betalingen.
• Vi bruger AI fra Anthropic og Google samt OpenRouter og OpenAI til enkelte mindre opgaver. Det, du skriver, siger eller uploader til disse værktøjer, sendes til dem for at få et svar.
• Filer i »Mine filer« (på din konto) gemmes, indtil du sletter dem, eller din konto lukkes. Hvis du bestiller uden en konto, slettes den lyd, du uploader, 30 dage efter, at lyden til din vinylplade er færdig. Billeder og grafik gemmes sammen med din ordre, så vi kan trykke billederne og grafikken igen eller erstatte din vinylplade. Chatlogfiler fra Vinnie slettes efter 30 dage.
• Vi sælger ikke dine data, og der er ingen sporing fra andre på vores hjemmeside. Vi måler selv, hvordan hjemmesiden bruges, på vores egne servere. Det omfatter en optagelse af hvert besøg, hvor alt, du skriver, er skjult, og vi bruger kun optagelserne til at finde og løse tekniske problemer og forbedre hjemmesidens hastighed. Du kan slå det hele fra med ét klik under Måling på denne hjemmeside (sidst i afsnit 3). Vi sender kun markedsføring via e-mail, hvis du beder om det.
• Du kan til enhver tid bede om en kopi af dine data eller om at få dem slettet.

Databeskyttelseslovgivningen kræver, at vi har et retsgrundlag for hver brug af dine data. Vi bruger følgende: kontrakt (vi skal bruge dem for at gøre det, du har bedt om), retlig forpligtelse (loven kræver, at vi gemmer dem), legitime interesser (et rimeligt forretningsbehov, der ikke vejer tungere end dine rettigheder — du kan gøre indsigelse) og samtykke (du har sagt ja og kan ombestemme dig).

Din konto

• Hvad: navn, e-mailadresse, adgangskode (gemmes kun som en hashværdi beregnet med en envejsfunktion — vi kan ikke læse adgangskoden) og eventuelt dit mobilnummer. Dit foretrukne land, din valuta og dit sprog. Din saldo og historik for butikskredit. Gemte leveringsadresser.
• Hvorfor: så du kan logge ind, gemme designs, gennemføre køb og se dine ordrer.
• Retsgrundlag: kontrakt.

Login via sms

• Hvad: hvis der er et mobilnummer på din konto — også et, du har givet os til levering af en tidligere ordre — kan du logge ind med en 6-cifret kode, som vi sender til nummeret via sms. Vi gemmer kun koden i omdannet form. Den virker i 5 minutter, og vi gemmer tidspunktet, hvor den blev sendt.
• Hvem sender den: vores eget værkstedssystem via Twilio (se afsnit 4).
• Retsgrundlag: kontrakt (for at beskytte din konto).

Din ordre

• Hvad: dit navn, din leveringsadresse (bruges også som faktureringsadresse), e-mailadresse, telefonnummer, hvis du oplyser det, hvad du har bestilt (produkt, tilvalg, forhåndsvisning af design, trackliste), prisen, eventuel rabat eller gavekort og en betalingsreference fra Stripe. Oplysninger om afgift (moms) på salget.
• Hvorfor: for at lave din vinylplade, modtage betaling, sende den, håndtere problemer eller returneringer og føre regnskab.
• Retsgrundlag: kontrakt samt retlig forpligtelse for skatte- og afgiftsoplysninger.
• Skal du oplyse det? Vi skal bruge dit navn, din e-mailadresse og din leveringsadresse for at modtage en ordre — uden dem kan vi ikke lave eller sende din vinylplade. Dit telefonnummer er valgfrit (fragtfirmaer bruger det, hvis der er problemer med leveringen).

Betaling

• Kortoplysninger indtastes i en sikker formular fra Stripe og går direkte til Stripe. De kommer aldrig ind på vores servere. Vi modtager kun en betalingsreference, beløbet og e-mailadressen på din konto. Hvis du tanker din butikskredit op, gemmer Stripe også en kundeprofil med dit navn og din e-mailadresse, så optankninger kan knyttes til din konto.
• Kontrol for svindel: Stripe kontrollerer automatisk betalinger for svindel og kan afvise en betaling, uden at et menneske gennemgår den. Hvis det sker for dig, så skriv til os — et menneske ser på sagen, du kan forklare dig, og du kan bestride afgørelsen.
• Retsgrundlag: kontrakt; legitime interesser (forebyggelse af svindel).

Musikken, grafikken og teksten på din vinylplade

• Hvad: lydfiler, du uploader, numre, du vælger via vores musiksøgning, billeder, du uploader, tekst, du tilføjer (navne, datoer, dedikationer), og billeder, du laver med vores AI-værktøjer til grafik.
• Hvorfor: for at designe din vinylplade, mastere lyden og skære vinylpladen.
• Retsgrundlag: kontrakt.
• Upload kun billeder og optagelser af andre, hvis du har deres tilladelse. Hvis et billede viser en persons ansigt, behandler vi det med omhu, men vi bruger det ikke til at identificere nogen.

Vinnie (vores assistent) — tekst og tale

• Hvad: det, du skriver eller siger til Vinnie, og Vinnies svar. Hvis du er logget ind, kender Vinnie også dit fornavn og land samt — kun hvis du spørger om en ordre — ordrens nummer, status, datoer, sporingslink og den by og det land, den skal til (ikke din gadeadresse, e-mailadresse eller dit telefonnummer).
• Tale: når du trykker på mikrofonen, sendes optagelsen til Google (eller OpenAI som reserve) for at blive omdannet til tekst. Din browsers egen talegenkendelse viser også undertekster, mens du taler; i Chrome leveres den af Google. Vi gemmer ikke lyden — kun den tekst, den bliver til.
• Hvorfor: for at besvare dine spørgsmål og hjælpe dig med at designe og bestille.
• Logfiler: vi gemmer en log over samtaler med Vinnie i 30 dage, så vi kan rette problemer og forbedre svarene. Derefter slettes den automatisk.
• Retsgrundlag: kontrakt, når du bruger Vinnie til at designe eller bestille; legitime interesser for loggen, der gemmes i 30 dage.
• Andre personer i det, du uploader: billeder, stemmer og navne på andre personer (en bryllupssang, en besked fra en bedsteforælder) behandles på grundlag af vores legitime interesse i at lave den vinylplade, du har bedt om. Du bekræfter ved kassen, at du har deres tilladelse, og vi bruger ikke deres data til andet.
• Vinnie er en AI. Den kan begå fejl. Den træffer ikke afgørelser om dig, som har retsvirkning eller på tilsvarende vis påvirker dig væsentligt — den kan fx ikke afvise din ordre eller ændre en pris.
• AI-udbydere: Anthropic, Google, OpenRouter og OpenAI behandler kun det, vi sender, for at give os et svar. Ifølge vores aftaler med dem bruger de det ikke til at træne deres AI-modeller.

Feedback

• Hvad: efter levering kan Vinnie spørge, hvordan din vinylplade blev. Det, du vælger at fortælle os (en bedømmelse og en kommentar), gemmes på din konto.
• Hvorfor: for at forbedre vores arbejde. Vi offentliggør det ikke. Retsgrundlag: legitime interesser.

Anmeldelser og fremvisning af din vinylplade

• Hvis du skriver en anmeldelse på Trustpilot, er Trustpilot ansvarlig for den anmeldelse. Vi kan vise din anmeldelse (dit visningsnavn, billede, hvis du har tilføjet et, bedømmelse, dato og tekst) på vores hjemmeside.
• Vi vil gerne vise de vinylplader, vi laver. Vi viser kun et billede, en 3D-visualisering eller grafik af din vinylplade på vores hjemmeside eller sociale medier, hvis du har sat kryds i feltet, der giver os lov. Du kan til enhver tid ombestemme dig, og så fjerner vi det.
• Retsgrundlag: samtykke (fremvisning af din vinylplade); legitime interesser (visning af offentlige anmeldelser).

Dit besøg på hjemmesiden

• Hvad: din IP-adresse (det nummer, der identificerer din internetforbindelse), browsertype og de sider, du anmoder om.
• Hvorfor: for at vise priser i din valuta og fragtmuligheder for dit land (vi finder dit land ud fra din IP-adresse på vores egen server ved hjælp af landedata fra IPinfo — vi sender den ingen steder hen og gemmer ikke resultatet knyttet til dig), for at holde hjemmesiden sikker og funktionsdygtig og for at forhindre misbrug.
• Retsgrundlag: legitime interesser.
• Vi bruger ikke Google Analytics, annoncepixels eller andres sporings- eller profileringsværktøjer.

Sådan måler vi hjemmesiden (selv, uden andre)

• Hvad: et tilfældigt nummer for den besøgende og et tilfældigt nummer for besøget (to cookies, se nedenfor), de sider, du ser, hvor dit besøg kom fra (en søgning, en af vores annoncer og dens klikkode, et link), dit land, din region og omtrentlige by (beregnet ud fra din IP-adresse på vores server ved hjælp af lokationsdata fra DB-IP; selve IP-adressen gemmes ikke), din enheds- og browsertype, hvor hurtigt siderne indlæses, fejl på hjemmesiden og de trin, du gennemfører i designværktøjet og ved kassen — fx at du åbnede designværktøjet, lagde en vinylplade i kurven, gik til kassen eller betalte — samt den ordre, et besøg førte til.
• Aldrig: dit navn, din e-mailadresse, adresse eller dit telefonnummer, dine billeder eller din lyd. For de felter, du udfylder, registrerer vi kun, om hvert felt blev udfyldt, aldrig hvad du skrev.
• Optagelser: ved hvert besøg optager vi også, hvordan siderne blev brugt: hvad der var på skærmen, klik, rulning og musebevægelser. Vi bruger kun optagelserne til at finde og løse tekniske problemer og forbedre hjemmesidens hastighed: en knap, der ikke reagerer, en side, der ikke virker eller indlæses langsomt, et trin, hvor noget går galt. De gives aldrig til et annoncefirma, bruges aldrig til at målrette annoncer og bruges aldrig til at opbygge en profil af dig. Alt, der indtastes på hjemmesiden, er skjult i en optagelse, og det samme gælder teksten ved kassen, på din konto og i chats med Vinnie. Kortoplysninger indtastes i vores betalingsudbyders eget sikre felt, som aldrig optages, og de billeder og den lyd, du uploader, samt designværktøjets forhåndsvisning optages heller ikke. Optagelser gemmes i op til 90 dage og slettes derefter.
• Hvorfor: for at finde og rette det, der ikke virker eller er langsomt, forstå, hvilke sider og trin i designværktøjet der fungerer, og vide, hvilke af vores annoncer der fører til salg.
• Hvem ser det: kun os. Det registreres på vores egen server og læses af vores eget markedsføringssystem; ingen anden virksomhed modtager det.
• Hvor længe: de enkelte hændelser i 90 dage, en opsummering på én linje af hvert besøg i 25 måneder (så vi kan sammenligne én jul med den næste) og derefter kun samlede tal.
• Slå det fra: brug »Slå måling fra« under Måling på denne hjemmeside, lige under dette afsnit. Fra da af sættes, sendes eller registreres intet for den pågældende browser (vi husker valget med én cookie).
• Retsgrundlag: legitime interesser (drift og forbedring af butikken). Du kan til enhver tid gøre indsigelse via linket eller ved at skrive til os.

Påmindelser om din kurv

• Hvad: hvis du går til kassen, giver os din e-mailadresse og derefter forlader siden uden at bestille, kan vi sende dig op til tre korte e-mails om din kurv (ca. en time, en dag og tre dage senere) med en knap, der fører dig tilbage til den.
• De stopper, så snart du bestiller, og hver e-mail har et afmeldingslink, der stopper dem permanent. De handler kun om din kurv, aldrig om tilbud eller andre produkter.
• Vi registrerer, hvilke påmindelser der blev sendt, og om der senere blev bestilt fra kurven, så vi aldrig sender den samme to gange og ved, om de hjælper.
• Retsgrundlag: legitime interesser; du gav os din e-mailadresse, mens du var i gang med at købe hos os.

Når du kontakter os

• Hvad: det, du sender os via e-mail eller besked, herunder billeder af en beskadiget vinylplade.
• Hvorfor / retsgrundlag: for at hjælpe dig — kontrakt eller legitime interesser, hvis det ikke handler om en ordre.

Markedsføring

• Vi sender kun markedsføring via e-mail, hvis du tilmelder dig, og hver e-mail har et afmeldingslink. E-mails om konto og ordrer (fx »din vinylplade er afsendt«) er ikke markedsføring, og du modtager dem uanset hvad. Retsgrundlag: samtykke.

Data, vi får andre steder fra

• Trustpilot: hvis du anmelder os der, indsamler vi dit offentlige visningsnavn, profilbillede, bedømmelse, dato og anmeldelsestekst fra Trustpilot og kan knytte anmeldelsen til din ordre, så vi kan vise den vinylplade, du omtaler.
• Stripe og fragtfirmaer: om din betaling gik igennem, og sporingsopdateringer for din pakke.
• Vores tidligere hjemmeside: se afsnit 10.

Børn

• Du skal være fyldt 18 år for at bestille (se vores vilkår). Vores hjemmeside henvender sig ikke til børn, og vi indsamler ikke bevidst data om nogen under 13 år.

Vores legitime interesser samlet ét sted

Når vi baserer os på legitime interesser, er de: at holde hjemmesiden sikker og forhindre svindel og misbrug; at rette problemer og forbedre Vinnie (logfilerne, der gemmes i 30 dage); at vise priser og fragt for dit land; at forstå feedback om vores vinylplader; at vise offentlige anmeldelser; og at forsvare retskrav.

Vi sælger ikke dine personoplysninger. Vi deler dem kun med virksomheder, der hjælper os med at drive VinylArt Co, under aftaler, som kræver, at de beskytter oplysningerne og kun bruger dem på vores vegne, eller når loven kræver det.

Hvis vi på et tidspunkt sælger eller omstrukturerer virksomheden, vil dine data blive overført til den nye ejer i henhold til denne politik.

Vores servere er i Tyskland. Storbritannien anerkender, at EU giver et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, og EU anerkender Storbritannien, så data kan overføres mellem dem uden ekstra dokumentation.

Nogle af tjenesterne i afsnit 4 er i USA:

• Google, Stripe og Twilio er certificerede under UK Extension to the EU–US Data Privacy Framework, som den britiske regering har godkendt som grundlag for et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.
• Anthropic, OpenAI og OpenRouter er omfattet af beskyttelse gennem kontrakter, der anvender International Data Transfer Addendum, som er godkendt af den britiske tilsynsmyndighed (og Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser for EU-kunder).
• Royal Mail og UPS modtager dine leveringsoplysninger, fordi du har bedt os om at sende din vinylplade til den adresse, og internationale fragtfirmaer skal videregive toldoplysninger til destinationslandet.

Skriv til os via e-mail, hvis du vil have en kopi af de beskyttelsesforanstaltninger, vi bruger.

Cookies er små filer, som en hjemmeside gemmer i din browser. Vi bruger kun cookies, som hjemmesiden skal bruge for at fungere, eller som husker et valg, du har truffet. Vi bruger ikke andres analyse- eller annoncecookies, og intet på vores sider rapporterer til Google, Meta eller andre sporingstjenester. Vi måler selv vores egen hjemmeside (se »Sådan måler vi hjemmesiden« i afsnit 3), og kontakten »Slå måling fra« under Måling på denne hjemmeside (sidst i afsnit 3) stopper det. Én ekstra ting: Hvis du kommer fra en af vores annoncer eller et tagget link, husker vi det i 90 dage, så vi kan se, hvilke annoncer der førte til et salg. Det er den eneste sporing på hjemmesiden, og det er udelukkende vores egen. For en ordre, der kom fra en Google-annonce, fortæller vi Google Ads, hvilket af deres annonceklik der førte til ordren, og ordrens værdi; intet andet om dig. For besøgende, der finder os på andre måder, gemmes intet.

Cookies

Ting, der gemmes i din browser (ikke cookies, sendes aldrig automatisk til os)

Du kan slette alt dette i dine browserindstillinger; hjemmesiden glemmer blot dine valg og logger dig ud.

Din ret til at gøre indsigelse. Når vi bruger dine data på grundlag af vores legitime interesser (afsnit 3), kan du til enhver tid gøre indsigelse, og så stopper vi, medmindre vi har en tungtvejende grund, der vejer tungere end dine interesser (fx undersøgelse af svindel). Hvis du gør indsigelse mod markedsføring, stopper vi altid.

Du har også ret til at:

• Få en kopi af de personoplysninger, vi har om dig.
• Få rettet oplysninger, der er forkerte.
• Få slettet dine data. Vi sletter alt, som vi ikke er retligt forpligtede til at gemme — fx skal vi gemme oplysninger om din ordre af hensyn til skat og afgifter, så de gemmes i den periode, der er angivet i afsnit 6.
• Få begrænset vores brug af dine data, fx mens vi undersøger noget, du har fortalt os.
• Få overført dine data (dataportabilitet) i et almindeligt anvendt format.
• Trække dit samtykke tilbage til enhver tid, fx til markedsføring via e-mail eller til at vise din vinylplade. Det påvirker ikke det, vi gjorde, før du trak samtykket tilbage.
• Bede et menneske om at gennemgå en afgørelse, der er truffet automatisk om dig (se »Kontrol for svindel«).

For at bruge disse rettigheder skal du skrive til privacy@vinylart.co fra e-mailadressen på din konto (så vi ved, at det er dig). Det er gratis. Vi svarer inden for én måned. Hvis vi skal kontrollere, hvem du er, eller hvad du beder om, starter måneden, når du har oplyst det; ved komplicerede anmodninger kan vi have brug for op til to måneder mere, og vi fortæller dig hvorfor.

Hvis du er utilfreds med, hvordan vi har behandlet dine data, kan du klage til os på privacy@vinylart.co. Vi bekræfter modtagelsen af din klage inden for 30 dage, undersøger den grundigt og fortæller dig resultatet uden unødig forsinkelse.

Du kan også klage til den britiske tilsynsmyndighed, Information Commission (tidligere Information Commissioner’s Office) — ico.org.uk, 0303 123 1113. Hvis du bor i EU, kan du klage til databeskyttelsesmyndigheden i dit land — i Spanien er det Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Hvis du købte hos os via vores tidligere hjemmeside, har vi overført din kundekonto (navn, e-mailadresse, telefonnummer og adresser) og din ordrehistorik, så du kan logge ind og se dine tidligere ordrer. Vi har ikke overført din adgangskode — du opretter en ny, næste gang du logger ind — eller gamle designfiler. Vi har heller ikke overført dine valg om markedsføring: Hvis du gerne vil modtage markedsføring via e-mail fra os, skal du tilmelde dig igen. Konti, der var ufuldstændige, dubletter eller tydeligvis ikke tilhørte rigtige kunder, blev ikke overført og er blevet slettet. Vores retsgrundlag for at overføre din konto og dine ordrer er vores legitime interesse i fortsat at betjene dig og bevare vores ordreoplysninger; alt i denne politik gælder for dine data på samme måde.

Vores hjemmeside bruger kryptering (HTTPS) overalt. Adgangskoder gemmes som envejs-hashværdier. Kortoplysninger når aldrig frem til os. Adgang til kundedata er begrænset til dem, der har brug for dem for at lave og sende din vinylplade, og administrationsområder kræver login. Intet system er perfekt — hvis noget går galt og udsætter dig for en risiko, underretter vi dig og tilsynsmyndigheden, som loven kræver.

Vi opdaterer denne side, når der sker ændringer, og ændrer datoen øverst. Hvis en ændring er væsentlig, giver vi dig besked via e-mail eller på hjemmesiden, inden den træder i kraft.

VinylArt Co LTD, Unit 2, 26 Hadfield Road, Cardiff, CF11 8AQ, United Kingdom. E-mail: privacy@vinylart.co